Yükleniyor...

Yükleniyor...
 
  • Türkçe
  • English
facebook twitter instagram
3°C
ETKİNLİK TAKVİMİ
SEKBANLI TEMEL ATMA TÖRENİ
Bugün, 11:00

Mayıs 2017 Komisyon Raporları

 

İZMİT BELEDİYESİ

ARŞİV HİZMETLERİ YÖNETMELİĞİ

PLAN VE BÜTÇE KOMİSYON RAPORU

             İzmit Belediye Meclisinin 02.05.2017 tarih ve gündemin 4. maddesi olarak komisyonumuza havale edilen, Belediyemize ait Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinin oluşturulması teklifi ile ilgili Yazı İşleri Müdürlüğünün 18.04.2017 tarih ve 109 sayılı yazısı okunarak yapılan müzakeresi neticesinde: 

               

                                                  İzmit Belediyesi

Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

 Amaç

Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı; Kurumun arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi, mevcut arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesi, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramaması, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve milli menfaatlere uygun olarak devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini ve saklanmasına lüzum kalmayan malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

 

Kapsam

Madde 2- Bu Yönetmelik, İzmit Belediyesi birimlerinin arşivleme ve imha işlemlerini kapsar.

 

Dayanak

Madde 3- Bu Yönetmelik, Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok edilmesi hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin değiştirilerek Kabulü Hakkındaki 3473 Sayılı Kanunun 6 ncı maddesine göre çıkarılan ve 16.05.1988 tarih, 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” esaslarına ve 22.02.2005 tarih, 25735 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik hükümlerine göre düzenlenmiştir.

 

Tanımlar

Madde 4- Bu Yönetmelikte geçen;

 

  a)Birimler: İzmit Belediyesi Müdürlüklerini,

  b)Kurum arşivi: Kurumun teşkilatı içinde yer alan ve birimlerde saklama süresini tamamlayan

evrakın saklandığı arşivi,

  c)Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Kurumun işlemleri sonucunda teşekkül eden ve muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet Hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

 

  d)Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, belediyenin kurumda saklaması gereken her türlü belgeleri,     e)Ayıklama: Arşiv malzemesi ile, cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu hâlde, hukukî kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayırımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini,

  f)İmha: İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukukî kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, yönetmelikte belirtilecek usul ve esaslara göre imhası işlemini,

  g)Kurum Arşivi : İzmit Belediyesi Kurum Arşivi’ni,

  h)Genel Müdürlük: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birimlerde ve Kurum Arşivinde

Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma

 

Koruma yükümlülüğü

Madde 5- Birimler arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler.

 

  Birimler arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

 

  a)Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

  b)Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

  c)Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

  d)Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

  e)Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, sorumludur.

 

Kurum Arşivleri

Madde 6- Kurumun belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme “Birimlerde”, daha uzun süre saklayacağı arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme “Kurum Arşivi”nde muhafaza edilir. Kurumun  elinde bulunan arşivlik malzeme birimlerde 1 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise, kurum arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır.

 

Koruma yükümlülüğü

Madde 7- Kurum Arşivi arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan

korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.

 

  Kurum Arşivi arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

 

  a)Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

  b)Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

  c) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

  d)Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

  e)Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, sorumludur.

 

 

Arşiv Malzemesinin Gizliliği

Madde 8- Kurumun elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi Genel Müdürlüğe geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliklerinin kaldırılması, kurumun görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlüğün teklifi üzerine Başbakanlıkça kararlaştırılır.

 

Kurum Arşivinden Yararlanma

Madde 9- Birimlerce, gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, Kurum Arşivinden dosya alınabilir.Kurum Arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Kurum Arşivi İşlemleri

 

Kurum Arşivine Verilecek Malzemenin Ayrımı ve Hazırlanması

Madde 10- Her yılın ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayrıma tabi tutulur.

 

  Ayrım işlemlerini müteakip arşive devredilecek malzeme ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;

  a)Birim,

  b)İşlem yılı (Teşekkül ettiği yıl)

  c)Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,

  d)Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır.

  Ancak, istisnaî bir kaide olarak, personel sicil dosyaları, sicil numarası, emekli sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.

  Ayrıca, özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde - alfabetik, nümerik, kronolojik, şematik, coğrafi ve benzeri - hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır. İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur.

  Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder.

  Gizliliği kaldırılan malzemeye, “Gizliliği Kaldırıldı” damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir.

 

Uygunluk Kontrolü

Madde 11- Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve kurum arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

  a)Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

  b)Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

  c)Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

  d)Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

  e)Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,

  f)Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,

  g)Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

  h)İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

  ı)Sayfalarının ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına bakılır, eksikler varsa tamamlanır.

  Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile kurum arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

Malzemenin Kurum Arşivine Devri

Madde 12- İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme,müteakip yılın ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir.

  Teslim işlemleri, kurum arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme kurum arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defteri veya föyleri ile devredilir.

  Resmi Gazete,kitap,broşür ve benzerleri ilgili birimlerinde muhafaza edilir.

Malzemenin Birimde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 13- Arşiv ve arşivlik malzeme birimlerde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip Kurum arşivine aynı düzende teslim edilir.

Malzemenin Birimde ve Kurum Arşivinde Saklama Süresi

Madde 14- İzmit Belediye Başkanlığı Tespit ve Değerlendirme Formu’nda arşivlik malzemenin birimlerdeki ve kurum arşivinde saklama sürelerini ihtiva eden bir Dosya Saklama Planı hazırlanmıştır.

(Ek-1)

Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması

Madde 15- Biriminde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, “Kurum Arşivine Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır.

 

Kurum Arşivine Devretme

Madde 16- Biriminde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyler ile kurum arşivine devredilir.

Kurum Arşivi İşlemleri

Uygunluk Kontrolü

Madde 17- Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 11 inci maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 18- Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, Bu Yönergenin dört ve beşinci kısmındaki hükümlere göre yapılır.

  20 nci maddede açıklandığı üzere, kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivlerindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

Damgalama

Madde 19- Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla “Kurum Arşivi” damgası ile damgalanır.Damga, evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 20- Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir.Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan aslî düzeni ile bırakmaktır.

  Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

  Tasnif işlemleri şu sırayı takip eder;

  a)Önce, her birim ve alt şubelere ait evraklar tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.

  Ayırma işlemi kurumun genel idari yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır.

  Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

  b)Teşkilat şemasına göre, kurum, birim ve alt şubelerin teşkilat kodlarının ayrı ayrı tespit edilmesi işlemine geçilir.

  Teşkilat kodlarının tespiti işlemi veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri ile koordineli olarak yapılır.(Ek-2)'de İzmit Belediye Başkanlığı Müdürlüklerine ait Haberleşme(Yazışma) Kodları verilmiştir.

  c)Ayrımı yapılan evrak ve vesaikten, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir.

  Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

  Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.

  d)Daha sonra birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik, kendi içerisinde “gün, ay ve yıl” sırasına göre kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır:

  (1)Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrakın, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

  (2)Üzerinde yalnızca "ay"ı olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur.

  (3)Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur.

  (4)Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.

  e)Ayırma neticesinde, evrak ve vesaikin ait olduğu birime kadar daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten yapılmış “Arşiv Yer Damgası”, (EK-3) evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında “Alt Birim Kodu”na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.

  “Kutu Numarası” bölümünde evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.

  “Dosya Numarası” bölümüne bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.

  “Evrak Sıra Numarası” bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır.

  “Arşiv Yer Damgası”, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır.

  f)Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” (Ek-4) konacaktır.

  g)İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, “Evrak Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek-5), “Dosya Numarası” hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile,ayrıca “İşlem Yılı” yazılır.Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın “Dosya Sıra Numarası” dahil, “İşlem yılı” kaydedilir.

  Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, “İşlem Yılı” hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, “İşlem Yılı” hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.

  h)Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir.

  ı)Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.

  i)Bütün bu işlemler, daha sonra bilgisayarlara geçirilir. Bilgisayara kaydedilen bilgiler daha sonra çıktı alınarak kataloglanır.

  j)Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek-6) (veya klâsörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madenî raflarda, tasnif plânına uygun olarak, bir yerleştirme plânı dahilinde yerleştirilir.

  Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir.

  Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır.Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.

  Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

  Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plâk, ses ve görüntü bandı, vb.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

 

Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması

Madde 21- Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin ve arşiv malzemenin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır.

 

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi

Madde 22- Kurum arşivinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek-7) varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç bir yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.

 

  Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara uyulacaktır.

Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Madde 23- Aynı tür arşiv malzemesi, aynı form'a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması hâlinde, her biri için ayrı form düzenlenir.

  Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin;

 

  a)“Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

  b)“Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim, film, plâk, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu,

  c)“İşlem yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

  d)“Teşkilât kodu” bölümüne, her dik dörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki “kutu” ve “dosya” bölümüne de, kutu ve dosya numarası,

  e)“Envanter sıra numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

  f)“İşlem tarihi” bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,

  g)“Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,

  h)“Gizlilik derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak “G” kısaltması ile gösterilir.),

  ı)“Konusu” bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

  i)“Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet,

  j)“Açıklama” bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

  k)“Evrak sıra numarası bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası yazılır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme,

Ayıklama ve İmha Komisyonları

 

İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 24- Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, bu Yönergenin 24 üncü maddesinde sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

 

İmha Edilecek Malzeme

Madde 25- İmha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir:

 

  a)Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları,

  b)Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,

  c)Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olanlar hariç),

  d)Adli ve idari yargı organları ile Posta İşletmeleri Genel Müdürlüğü ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, Posta İşletmeleri Genel Müdürlüğü’ne zimmet karşılığında verilen evrakın kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

  e)Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),

  f)Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

  g)Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

  h)Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,

  ı)Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan; ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

  i)Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum, ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, asıl ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,

  j) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

  k)Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

  l)İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,

  m)Çalışma raporlarının fazla kopyaları,

  n)Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

  o)Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

  ö)İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler,

  p)Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,

  r)Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,

  s)İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,

  ş)Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış başvurular ve yazılar,

  t)Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,

  u)Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,

  ü)Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,

  v)İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,

  y)Her türlü cari işlemlerde güncelliğini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin imhasına kurum bünyesinde kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonları"nca karar verilir.

Kurum Arşivinde Yapılacak Ayıklama ve İmha

Madde 26- Birimlerde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, Kurum arşivinde yapılır.Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

  Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları; çeşitli sebeplerle zamanında Kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi Kurum arşivine intikal ettirirler.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili

Madde 27- Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında; Kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birimin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden oluşacak 5 (beş) kişilik "Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" Belediye Başkanı onayı ile kurulur.

  Komisyon Arşiv iş ve işleminden sorumlu birimin bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı’nın başkanlığında ilgili birimin müdürü, arşiv sorumlusu, imha edilecek arşiv malzemesinin birim müdürü ve arşiv sorumlusu ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından gönderilecek personel/ personellerden oluşur.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları

Madde 28- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönergenin 31 inci maddesi hükümleri saklıdır.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları

Madde 29- Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.

  Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.

  İmhası reddedilen malzeme, sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İmha İşlemleri

 

Ayıklama ve Tasnif

Madde 30- Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre; birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

 

İmha Listelerinin Düzenlenmesi

Madde 31- İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre; teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonunun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.(Ek-8)

 

İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması

Madde 32- Kurum arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Belediye Başkanı onayı ile kesinlik kazanır.

 

İmha Şekilleri

Madde 33- İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.

 

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

Madde 34- İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarından ayıklanır.Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

 

İmha Tutanağı

Madde 35- İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.(Ek-9)

 

İmha Listeleri ve Tutanakların Saklanması ve Denetleme

Madde 36- İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.

 

Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Madde 37- Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası CD, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.

Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.

Faaliyet Raporu

Madde 38- Kurum,yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri ”Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu”(Ek-10) hazırlayarak müteakip yılın ocak ayı sonuna kadar Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Yönergede Hüküm Bulunmayan Haller

Madde 39- Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde 16.05.1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” gereğince işlem yapılır.

 

Yürürlük

Madde 40- Bu Yönetmelik İzmit Belediyesi Meclisinin onayını müteakip, yerel bir gazetede veya İzmit Belediyesi web sitesinde yayınlandıktan sonra yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 41- Bu Yönetmelik hükümlerini İzmit Belediyesi Başkanı yürütür.

EKLER

Ek-1 Belediye Başkanlığı Tespit ve Değerlendirme Formu,

Ek-2 Müdürlükler haberleşme (yazışma) kodları,

Ek-3 Arşiv yer damgası,

Ek-4 Dosya muhteviyatı döküm formu,

Ek-5 Etiket (Kutu veya Klasörün sırt kısmına)

Ek-6 Arşiv Kutusu ve Etiket Bilgileri,

Ek-7 Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu,

Ek-8 İmha listesi formu,

Ek-9 İmha tutanağı formu,

Ek-10 Arşiv hizmetleri faaliyet raporu formu,

 

İLÇE BELEDİYE BAŞKANLIKLARI TESPİT VE DEĞERLENDİRME FORMU

 

BİRİMİ            : İŞ VE İŞÇİ İLİŞKİLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

 

1

Toplu İş Sözleşmeleri (Toplu iş sözleşmesinin uygulanmasıyla ilgili sendikalarla yapılan yazışmalar, bir arada tutuluyor.)

 

5 yıl

 

10 yıl

Toplu      İş      Sözleşmeleri                Devlet Arşivi’ne gönderilir.

2

Toplu iş sözleşmesiyle işçilere sağlanan haklarla ilgili yazışmalar

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

3

İşçi sendikasına ödenmek üzere işçilerden kesilen aidatlarla ilgili yazışmalar ve listeler

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

4

Valilikten geçici işçiler için alınan vizeler ve bunlarla ilgili yazışmalar

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

5

İşçi puantaj cetvelleri ve bunlarla ilgili yazışmalar (Bordronun ekindedir.)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

6

Kişinin sözleşmeden doğan haklarının zamanında ödenmemesiyle ilgili mahkeme yazışmaları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

7

İşçi ikramiyeleriyle ilgili yazışmaların suretleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

8

 

İşçi dosyaları (Ana kütük dosyaları)

Sözleşmesi sona erinceye kadar

101 yıl doluncaya kadar

Kamuya mal olmuş şahsiyetlere ait dosyalar Devlet Arşivi’ne gönderilir.

9

Kurumlarla yapılan yazışmalar

5 yıl

10 yıl

Ayıklama ve İmha Komisyonunca değerlendirilir.

10

Birimlerle yapılan yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

11

SSK’ya bildirilen aylık bildirgeler ve dört aylık bordrolar

2 yıl

48 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

12

Hesap İşleri’ne gönderilen tahakkuk evrakı

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

BİRİMİ            : İDARİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ

 

 

1

Bakım onarım dosyaları

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

2

Lokal muhasebe fişleri

2 yıl

8 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

3

Aylık faaliyet raporları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

4

Birimlerden gelen taleplerle ilgili yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

5

Birimlere ait su, elektrik, doğal gaz ve telefon faturalarının ödemeleriyle ilgili yazışma suretleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

6

Yemekhane muhasebe defterleri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

7

Araç görev kâğıtları (Taşıt görev talepleri)

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

8

Araç Görev Defteri (Defter bittikten sonra)

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

9

Kaymakamlığa gönderilen haftalık hizmet araçları görev cetvelleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

 

 

BİRİMİ            : SATIN ALMA MÜDÜRLÜĞÜ

 

1

İhale dosyaları (Doğrudan temin yoluyla yapılan ihaleler)

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

2

İhale Komisyonu Karar Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

3

 

 

Büyük çaplı ihale dosyaları

 

 

5 yıl

 

 

10 yıl

Önem ve özellik arzeden farklı satın alma ihale dosyalarından örnekler seçilerek sadece Ankara ve İstanbul İlçe Belediyelerince Devlet Arşivi’ne gönderilir.

4

İhale Komisyonu Kararları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

BİRİMİ            : BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

 

 

1

Birimlerden bilgisayar kullanımı konusunda gelen talepler

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

2

Vatandaşlardan web  sitesine gelen talep, öneri  ve

şikâyetler

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

3

Birimlerden web sitesinde yayınlanmak üzere gelen aylık faaliyetlerle ilgili bilgiler

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

4

Bilgisayar alımı ile ilgili tahakkuk evrakı suretleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

5

Müteferrik gelen ve giden evrak dosyası

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

6

Bilgisayarın bakım ve onarım dosyası (Servis bakım formları)

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

7

Genelgeler (Gündemden düşenler)

2 yıl

13 yıl

Çıkaran     birim    tarafından                 Devlet Arşivi’ne gönderilir.

8

Sözleşme suretleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

9

Demirbaş suretleri (Demirbaş kaydından düşenler)

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

10

Yıllık bütçe (Hesap İşlerine gönderiliyor.)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

11

Hizmet içi eğitim dosyası (Bilgisayar hakkında)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

BİRİMİ            : PARK VE BAHÇELER MÜDÜRLÜĞÜ

 

 

1

 

Peyzaj projeleri (Gündemden düşenler)

 

2

 

13

Farklı projelerden örnekler ile mahalli için önem arzeden projeler Devlet Arşivi’ne gönderilir.

2

Yıllık faaliyet raporları

5

 

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

3

Brifing dosyaları

5

10

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

4

Vatandaşlardan gelen istek ve şikâyetler

5

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

5

Aylık faaliyet raporları

5

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

6

Birimler arası yazışmalar

5

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

7

Kurumlar arası yazışmalar

5

10

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

BİRİMİ            : İKTİSAT MÜDÜRLÜĞÜ

 

1

Tutanak dosyaları

2 yıl

8 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

2

Tarifeler

2 yıl

8 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

3

Ölçü ve ayarlar dosyası

2 yıl

8 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

4

Sanayi ve Ticaret Bakanlığı’na aylık gönderilen ölçü ve ayar raporları

2 yıl

8 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

BİRİMİ            : EVLENDİRME MÜDÜRLÜĞÜ

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

1

Evlendirme dosyaları

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

2

Evlenme kütüğü

1 yıl

100 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

BİRİMİ            : GECEKONDU VE SOSYAL KONUTLAR MÜDÜRLÜĞÜ

 

1

Bina onarım izin dosyası

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

2

Kaçak yapılaşma dosyası

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

3

Yıkım raporları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

4

Yıllık faaliyet raporları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

5

Vatandaşın talep ve şikâyet dilekçeleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

6

Birimler arası yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

7

Genel genelgeler (Gündemden düşenler)

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

BİRİMİ            : TEMİZLİK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

 

1

Vatandaşlardan gelen temizlik konusundaki istek ve şikâyetler ile bunlara verilen cevaplar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

2

Haftalık, aylık ve günlük faaliyet raporları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

3

Yıllık faaliyet raporları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

4

Personel koltuk altı dosyaları (Personel birimden ayrıldıktan sonra)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

5

Avans dosyaları (suretler)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

6

İşçi puantaj dosyaları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

7

Birimlerden gelen bilgi niteliğindeki yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivlerine gönderilmez.

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

8

İşçi puantaj cetvelleri (suret)

5 yıl

 

Devlet Arşivlerine gönderilmez.

9

Tahakkuk müzekkereleri

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivlerine gönderilmez.

10

İhale    dosyaları   (Hizmet   alımı    ihalesi,   özel

şirketlere temizlik, sokak süpürme işi ihalesi

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivlerine gönderilmez.

11

İşçi porter dosyaları

5 yıl

45 yıl

Devlet Arşivlerine gönderilmez.

BİRİMİ            : KÜŞAT MÜDÜRLÜĞÜ

 

1

Sıhhî      müessese    küşat    dosyaları    (İş              yeri kapandıktan sonra)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

2

Gayrısıhhî müessese küşat dosyaları (İş yeri kapandıktan sonra)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

3

Hafta tatili ruhsat müracaat dosyaları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

4

İş yeri açma izin belgeleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

5

Küşat Evrakı Kayıt Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

6

Müracaat Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

7

İç yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

8

Dış yazışmalar

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

BİRİMİ            : VETERİNER MÜDÜRLÜĞÜ

 

1

Gıda numune dosyaları

2 yıl

8 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

2

Kuduz dosyası (Isırma ve yediemin) (Kaymakamlık ve İl Sağlık Müdürlüğü’ne salgın hastalıklarda bildiriliyor.)

 

5 yıl

 

5 yıl

Ayıklama ve İmha Komisyonunca değerlendirilir.

 

3

Kuduz vakaları ile ilgili aylık faaliyet raporları (Kaymakamlık ve İl Sağlık Müdürlüğü’ne bilgi veriliyor.)

 

2 yıl

 

8 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

4

Aylık faaliyet raporları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

5

Yıllık faaliyet raporları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

6

Balık muayene raporu

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

7

Tespit tutanakları (İş yerlerinin teknik ve   hijyenik

şartları)

2 yıl

8 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

8

Büyükşehir    Belediyesi’ne   numune                      gönderme yazıları ve analiz raporları

2 yıl

8 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

9

Sahipli hayvanlara ait aşı, hastalık vb. işlemlere ait kayıt defterleri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

10

Menşe şahadetnamesi (Form şeklinde, hayvanlara ait nakil ilmühaberi)

2 yıl

8 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

11

Personel koltuk altı dosyaları (Personel birimden ayrıldıktan sonra)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

12

İlçede bulunan ilköğretim okulları için eğitim çalışmaları sonucunda teşekkül eden dosyalar ve öğretmen görüşleri

 

5 yıl

 

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

13

Başıboş hayvanlarla ilgili şikâyet değerlendirme formu ile bunların kaydedildiği defter

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

14

Tebligat dosyası

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

15

Sokak hayvanlarıyla ilgili faaliyetlere yönelik Valilik ve İl Çevre Müdürlüğü ile yapılan yazışmalar

 

2 yıl

 

8 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.


 

BİRİMİ            : EMLAK İSTİMLAK VE İMAR MÜDÜRLÜKLERİ

 

 

1

 

Ruhsatlı binalara ait dosyalar

 

Süresiz

Kurumunda saklanır. (Yenisi yapılan binanın iskân ruhsatı alındıktan sonra eski bina dosyaları imha edilebilir.)

 

2

İmar affı dosyaları (Tapulu ve tapusuz)

 

Süresiz

 

Kurumunda saklanır.

3

Mevzi imar plânı

Süresiz

Kurumunda saklanır.

4

İmar plânları

Süresiz

Kurumunda saklanır.

5

İmar Plânı Kayıt Defteri

Süresiz

Kurumunda saklanır.

6

İmar plânı diğerleri)

değişiklikleri

(Koruma

amaçlı

ve

Süresiz

Kurumunda saklanır.

7

İmar durumu ile ilgili vatandaştan gelen taleplere verilen cevaplar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

8

Ruhsat verildikten sonra projeye uymayan durumun tespiti halinde yıkım veya yasallaşmasının temini amacıyla yapılan işlemlere ait dosyalar (suretleri)

 

5 yıl

 

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

                 

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

9

Tevhit ve ifraz işlemi dosyası

Süresiz

Kurumunda saklanır.

10

Vatandaştan gelen şikâyetlere verilen cevaplar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

11

Sit alanlarıyla ilgili, kurumlarla ve vatandaşlarla yapılan yazışmalar (Ankara Kalesi, Hacıbayram, Ulus)

 

Süresiz

 

Kurumunda saklanır.

 

12

Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Yüksek Kurul Kararları

 

Süresiz

 

Kurumunda saklanır.

 

13

Ankara Sit Alanları Kararları (GEYAK- Gayrimenkul Eski Eserler ve Anıtlar Yüksek Kurulu Kararı)

 

Süresiz

 

Kurumunda saklanır.

 

14

Eski Ankara’yı tanıtıcı filmler ve internet sayfası, broşürler

 

Süresiz

Birer       nüsha     Devlet               Arşivi’ne gönderilir.

 

15

Tarihi Kentler Birliği 2003 yılı Kültürel Mirası Koruma Ödülleri “Ahiler El Sanatları İş Merkezi Projesi ve Uygulaması”

 

5 yıl

 

25 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

16

Yol kodu tutanakları

Süresiz

Kurumunda saklanır.

17

Parselasyon plânı evrakı

Süresiz

Kurumunda saklanır.

18

Halihazır haritalar, poligon, nirengi hesapları

Süresiz

Kurumunda saklanır.

19

Temel vizeleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

20

Sit alanları ile ilgili dosyalar

Süresiz

Kurumunda saklanır.

21

Tapu tahsis dosyaları

Süresiz

Kurumunda saklanır.

22

İhale dosyaları

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez

23

Kamulaştırma dosyaları

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

24

Kira dosyaları (Kira sözleşmesi ve teftiş bittikten sonra)

 

5 yıl

 

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

25

Vatandaş dilekçeleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

26

İmar borcu yazı suretleri

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

27

 

Kurumlarla yapılan yazışmalar

 

2 yıl

 

13 yıl

Ayıklama ve İmha Komisyonunca değerlendirilir.

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

28

Hukuk İşleri’ne davalarla ilgili verilen görüşler

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

29

Belediye hisse satış dosyaları

Süresiz

Kurumunda saklanır.

30

Yol yeşil dosyaları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

     31

İmar uygulamaları verilen cevaplar

ile

ilgili

görüş

isteklerine

 

5 yıl

 

25 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

                 

 

BİRİMİ            : ZABITA MÜDÜRLÜĞÜ

 

1

İş yeri kapama dosyaları

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

2

Uygulama alanı kalmayan kapatma kararlarının tutulduğu dosyalar

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

3

Yer istekleri veya şikâyetlerle ilgili dilekçeler

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

4

Asker maaşı almak için yapılan müracaatla ilgili tahkikat dosyalarının suretleri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

5

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı ile yapılan adres tesbit yazışmaları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

6

İktisat      Müdürlüğü’nce    gönderilen               Odalarca belirlenen fiyat tarifeleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

7

Maktu para cezasına ait tahsilat makbuz koçanları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

8

İtfaiye tutanakları

5 yıl

10 yıl

Önemli     yangınlarla    ilgili                olanlar Devlet Arşivi'ne gönderilir.

9

Ceza kararları dosyası

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

10

Ceza Zabtı Kayıt Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

11

151 Sayılı Yasa’ya göre düzenlenen tutanak dosyası

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

12

Valilik ve Kaymakamlıkla yapılan yazışmalar

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

13

Günlük faaliyet raporu

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

14

Aylık faaliyet raporu

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

15

Yıllık faaliyet raporu

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

16

Brifing dosyaları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

17

Personel görev listeleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

18

Personel dosyaları (Ayrıldıktan sonra)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

19

Pazar Esnafı Dosyaları (Bilgi formu, yer talep dilekçesi, tahsis karar örneği, taahhütname, ikametgâh ilmühaberi, nüfus cüzdanı sureti)

 

5 yıl

 

10 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

20

Bordro suretleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

21

Puantaj suretleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

22

Demirbaşlarla ilgili yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

23

Avans ve kredi talepleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

24

1580, 2464, 394 Sayılı Yasaların uygulamalarına ait ceraim tutanak suretleri (16.madde)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

25

Ceraim Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

BİRİMİ            : SAĞLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

 

1

Tedavi giderleriyle ilgili tahakkuk evrakı

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

2

İlâç ve gözlük ücreti ödemeleri

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

3

Günlük denetim raporu

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

4

Defin ruhsatı suretleri

2 yıl

8 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

5

Şehir dışı cenaze dosyası

5 yıl

10 yıl

Önemli şahsiyetlere ait olanlar Devlet Arşivi’ne gönderilir.

6

Şehir içi cenaze dosyası (suret)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

7

Kimsesizlere ait cenaze dosyası (suret)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

8

Defin Kayıt Defteri

Süresiz

Kurumunda saklanır.

9

Aylık faaliyet raporu

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

10

Yıllık faaliyet raporu

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

     11

Hasta dosyaları

Süresiz

Kurumunda saklanır.

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

 

12

Kreş dosyası (Tahakkuk ve ödeme evrakı, çocuk tanıtım ve muayene fişleri, çocukların kişisel dosyaları)

 

5 yıl

 

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

13

Taziye mesajları

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

14

Gıda numune dosyaları

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

15

Çevre sorunları dosyası

2 yıl

13 yıl

Ayıklama ve değerlendirilir.

İmha

Komisyonunca

16

Esnaf Encümen Kararları

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

17

Analiz raporları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

18

Hasta tedavi işlemlerinde kullanılan röntgen, laboratuar, hasta muayenesi vb. fiş ve tetkik formları

 

2 yıl

 

8 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

19

Defin ruhsatı (Merkez ilçe olmayanlarda)

Süresiz

Kurumda saklanır.

20

Şehir      içi olmayanlarda)

cenaze

dosyası

(Merkez

ilçe

Süresiz

Kurumda saklanır.

                     

 

 

BİRİMİ            : MECLİS ENCÜMEN -YAZI İŞLERİ VE KARARLAR MÜDÜRLÜKLERİ

 

1

Belediye Meclis Kararları ve Ekleri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

2

Belediye Encümen Kararları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

3

Encümen Karar Defteri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

4

Encümen Karar Defteri (Zabıta cezalarıyla ilgili)

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

5

Meclis Karar Defteri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

6

Gelen ve Giden Evrak Kayıt Ve Zimmet Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

7

Valilik ve Kaymakamlıkla yapılan yazışmalar

2 yıl

13 yıl

Ayıklama ve İmha Komisyonunca değerlendirilir.

8

Müdürlükler arası yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez

9

İmza cetvelleri

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

10

Puantaj dosyası

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

11

Personel koltuk altı dosyaları (Personel birimden ayrıldıktan sonra)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

12

Avans dosyaları (suret)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

13

Gündem dosyası

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

14

Belediye Meclisi olağan ve olağanüstü kayıt ve ilânları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

15

Müzakere (Meclis Konuşma) Kasetleri

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

16

Tebligatlar

5 yıl

 

Kamuyla      ilgili      olanlar                    Devlet Arşivi’ne gönderilir.

 

17

Komisyon Defteri (Meclis üyelerinin yoklama, meclisce havale edilen konuların özetleri ve rapor detayları)

 

5 yıl

 

25 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

BİRİMİ            : HESAP İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

 

1

Vatandaşın müracaatı ve işgaliye dosyası

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

2

Tahakkuk fişleri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

3

İşgaliye Tahakkuk Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

4

Tahakkuk cetvelleri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

5

Eğlence Vergisi Tahakkuk Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

6

Tekalüf cetvelleri

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

7

Yol üst yapı katılma paylarına ait gerçekleşme formları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

8

Tebligatlar

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

9

Yol Ve Kanalizasyon İştirak Payı Tahakkuk Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

10

Minibüs ruhsat harcı tahakkuk fişleri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

11

Payların kaydedildiği defterler

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

12

Mükellef dosyaları

Süresiz

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

13

Mükelleflere ait kaydı kapanmış ilân reklâm vergisi dosyaları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

14

İlân ve Reklâm Vergisi Tahakkuk Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.


 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

15

Eğlence Vergisi Tahsilât Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

16

İşgaliye Vergisi Tahsilât Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

17

Para Cezası Tahsilât Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

18

Asfalt İştirak Payı Tahsil Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

19

Minibüs Ruhsat Harcı Tahsil Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

20

Ticaret Sicili Harcı Tahsil Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

21

Kıymetli matbu evrak satışından elde edilen gelirin kaydedildiği defterler

 

5 yıl

 

10 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

22

Açılan     ihalelere    katılabilmek   için               yatırılan teminatların kaydedildiği defterler

 

5 yıl

 

10 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

23

Çeşitli gelir defterleri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

24

İrsaliyeler ve makbuz suretleri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

25

Makbuz koçanları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

26

Mükellefin ödememesi durumunda düzenlenen haciz varakaları

 

5 yıl

 

10 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

27

Takipli borçlar tahsilât bordrosu

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

28

İcmal Defteri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

29

Düzeltme fişleri (Mükellef dosyasında)

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

30

Muhasebe fişleri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

31

Aylık tahakkuk dökümü

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

32

Aylık tahsilat dökümü

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

33

Emlâk Mükellefi Sicil Kartı

Süresiz

Kurumunda saklanır.

34

Mükellef Sicil Defteri

Süresiz

Kurumunda saklanır.

 

35

Beyanname vermeyen mükellefler için düzenlenen vergi ve ceza ihbarnameleri

 

5 yıl

 

10 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

36

Emanet Defteri

5 yıl

45 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

Sıra No

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

 

37

Emanete alınan para makbuzlarının toplandığı dosyalar

 

5 yıl

 

10 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

38

Posta Çekleri Kayıt Defteri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

39

Posta Havaleleri Kayıt Defteri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

40

Banka Havaleleri Kayıt Defteri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

41

Bütçe tasarısı

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

42

Muhtelif ödeme evrakı

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

43

Avans ve mahsuplar

2 yıl

13 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

44

Bordrolara ilişkin ödeme evrakı

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

45

Aylık mizanlar

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

46

Banka Cari Hesabı Defteri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

47

Avans Kredi Hesabı Defteri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

48

Kişi Borçları Defteri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

49

Bütçe Emaneti Hesabı Defteri

5 yıl

45 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

50

Gelir Tahakkukları Defteri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

51

Gelir Tahakkukları Borçları Defteri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

52

Takipli Borçlar Defteri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

53

Tecilli Borçlar Defteri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

54

Bütçe Gelirleri Hesabı Defteri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

55

Asker Ailelerine Yardım Defteri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

56

Takip yaprağı

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

57

Dava dosyaları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

58

İşçi maaş bordroları

5 yıl

45 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez

59

Memur maaş bordroları

5 yıl

45 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

60

Yıllık bilânço netice hesapları, yıl sonu kesin hesabı

 

5 yıl

 

10 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

 

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

61

Bütçe kanunları ve ekleri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

62

Zorunlu tasarruf ve konut fonu ile ilgili evrak (Ödemesi tamamlananlar)

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi'ne gönderilmez.

63

Emekli kesenekleri ve cetvelleri

5 yıl

45 yıl

Devlet Arşivi'ne gönderilmez.

 

 

 

 

BİRİMİ            : FEN İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

 

 

1

 

İhale dosyaları (İnşaat)

 

5 yıl

 

25 yıl

Önemli ihalelerden örnekler seçilerek sadece Ankara ve İstanbul İlçe Belediyelerince Devlet Arşivi’ne gönderilir.

2

Birimlerden gelen onarım talepleri ve Başkanlık olurları

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

3

Muhtarlıklar ve vatandaş talepleri

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

4

Hazır beton sevk irsaliye koçanları

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

5

Beton santralinde bulunan makinelere ait demirbaş kayıtları (Kayıttan düşenler)

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

6

Günlük, haftalık, aylık faaliyet raporları

5 yıl

 

Mahallince önem arzeden projeler seçilerek Devlet Arşivi’ne gönderilir.

7

Projeler (Gündemden düşenler)

2 yıl

13 yıl

Mahallince önem arzeden projeler seçilerek Devlet Arşivi’ne gönderilir.

8

Yıllık faaliyet raporları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

9

Birimlerle yapılan yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

10

Özel Kalemden gelen genelgeler (Gündemden düşenler)

2 yıl

 

Çıkaran     birim    tarafından                 Devlet Arşivi’ne gönderilir.

11

Hesap İşleri ile telefon faturaları konusunda yapılan yazışmaları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

12

Kurumlarla bilgi mahiyetinde yapılan yazışmalar

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

13

Akaryakıt dosyaları (Alım ve sarfiyat)

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

14

Yedek parça ve malzeme talep yazıları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

15

Araç dosyaları (Satılanlar ve hurdaya çıkanlar)

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

16

Personel koltuk altı dosyaları (Personel birimden ayrıldıktan sonra)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

17

Avans kredi dosyaları (suretler)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

18

İnşaat malzemesi istek fişi koçanları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

19

Kantar dosyası

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

20

Beton santralinde üretilen malzemelerin birim fiyatları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

21

Yapılan yollara ait dosyalar

5 yıl

15 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

22

Bordür ve tretuar yapımı ile ilgili dosyalar

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

BİRİMİ            : MAKİNA VE İKMAL MÜDÜRLÜĞÜ

 

1

Yedek parça ve malzeme talep yazıları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

2

Araç dosyaları (Satılanlar ve hurdaya ayrılanlar)

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

3

Yıllık faaliyet raporları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

4

Personel koltuk altı dosyaları (Personel birimden ayrıldıktan sonra)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

5

Avans kredi dosyaları (suretler)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

6

Günlük, aylık faaliyet raporları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

 

BİRİMİ            : ÇEVRE VE KORUMA MÜDÜRLÜĞÜ

 

1

Hurda araç dosyaları (Muhtar ve zabıtanın tuttuğu tutanak)

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

2

Birimlerle yapılan yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

3

Personel koltuk altı dosyaları (Personel birimden ayrıldıktan sonra)

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

 

 

 

BİRİMİ            : TEFTİŞ KURULU BAŞKANLIĞI

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

 

1

 

Her türlü denetim raporları ve cevapları

 

5 yıl

 

10 yıl

Yıllara göre örnekler seçilerek Devlet Arşivi’ne gönderilir.

2

Denetim programları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

3

Yıllık Faaliyet raporları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

4

Her tür teftiş raporlarının kaydedildiği defterler

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

5

 

Tetkikat ve tahkikat raporları

 

5 yıl

 

25 yıl

Kamuya mal olmuş ve kamuoyunu ilgilendirenler seçilerek Devlet Arşivi’ne gönderilir.

 

6

Suç duyuruları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

7

 

Genelgeler (Gündemden düşenler)

 

2 yıl

 

13 yıl

Çıkaran     birim    tarafından                 Devlet Arşivi’ne gönderilir.

8

Birimden çıkan yazıların ayrıca tutulan suretleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

9

Birimlerle yapılan rutin yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

10

Görevlendirme olurları ve yolluk ödeme evrakı

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

11

Gelen giden evrak kayıt fişleri ve defterleri ile zimmet defterleri

 

5 yıl

 

25 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

12

Devam takip formları

2

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

13

Demirbaş sayım cetvelleri

2

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

14

İsim ve il fihristleri, iş emirleri kayıt defteri, teftiş ve tahkik dosyaları, takip fişi gibi evrakın takibini kolaylaştırmak maksadıyla tutulan her türlü kayıt

 

5

 

5

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

15

İmtihan dosyaları

5

5

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

 

 

 

BİRİMİ            : APK

 

 

1

İl Koordinasyon Kurulu Toplantı  Tutanakları. (Aslı Valilikte tutulmaktadır.)

 

5 yıl

 

10 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

2

Yıllık çalışma programları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

3

Yıllık faaliyet raporları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

4

Yıllık bilânço netice hesapları ve faaliyet raporları (Aslı Hesap İşleri’nde)

5 yıl

 

Hesap      İşleri     tarafından                Devlet Arşivi’ne gönderilir.

5

Kurumun yıllık çalışma programında yer alan konulara ilişkin hazırlanan raporlar

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

6

Bütçe tasarıları (Aslı Hesap İşleri’nde ve Meclis Kararı’nda geçiyor.)

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

7

Bütçe Kanunları ve ekleri (Aslı Hesap İşleri’nde  ve Meclis Kararı’nda geçiyor.)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

8

Kurum dışından gelen anket formları ve sorulara verilen cevaplar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

9

Büro personeli özlük hakları ile ilgili personel birimiyle yapılan yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

10

Görevlendirme yazıları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

11

Kurum dışından gelen genelgeler (Gündemden düşenler)

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

12

Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

13

Danışma Kurulu Kararları

5 yıl

15 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

14

İyi Yönetimin Geliştirilmesi Uygulaması Komitesi Kararları

5 yıl

15 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

15

Bütçe teklifi

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

16

Kuruluş brifingi (Altı ayda bir Valiliğe gönderilen brifing)

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

17

Yatırım programı teklifleri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

18

Tedbir izleme ve dönem gerçekleşme raporları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

19

 

Etüt ve fizibilite raporları

 

5 yıl

 

25 yıl

Ayıklama ve imha komisyonunca değerlendirilir. Önemli rapor ve etütler Devlet Arşivi’ne gönderilir.

20

Maliyet hesapları

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

21

Projeler için dış kaynaklı finansman temini maksadıyla hazırlanan raporlar

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

 

22

Kurumun hizmet alanlarıyla ilgili düzenlenen yarışma programları ve ödül verilmesiyle ilgili yazışmalar

 

5 yıl

 

10 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

23

Fuarlara iştiraklerle ilgili yazışmalar

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

24

Reklâm faaliyetleriyle ilgili dosyalar

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

25

Biten yatırımların listeleri

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

 

26

 

 

Hizmet içi eğitim programları

 

 

2 yıl

 

 

8 yıl

Farklı olan eğitim programlarından yıllara göre örnekler seçilerek Sadece Ankara ve İstanbul  Büyükşehir merkez ilçeleri tarafından Devlet Arşivi’ne gönderilir.

27

Yurt içi ve yurt dışı toplantı ve konferanslar için gelen davet yazıları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

28

Kurum        dışındaki       seminerlere                   eleman gönderilmesiyle ilgili yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

29

Arsa bilgileri

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

BİRİMİ            : HUKUK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

 

1

Adlî, idarî ve icra dava dosyaları ile hukukî mütalaaların kaydedildiği defterler

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

2

 

Hukukî mütalaalar

 

5 yıl

 

25 yıl

Ankara ve İstanbul  Büyükşehir merkez ilçelerinden farklı görüşlerden örnekler seçilerekDevlet Arşivi’ne gönderilir.

3

Faaliyet raporları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

4

İdarî dava dosyası

5 yıl

15 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

5

İcra dava dosyası

5 yıl

15 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

6

 

Adlî dava dosyası

 

5 yıl

 

35 yıl

Kamuyu ilgilendiren önemli davalara ait dosyalar Devlet Arşivi’ne gönderilir.

7

Birimler arası yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

8

Görev olurları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

9

Genelgeler  (Gündemden düşenler)

2 yıl

13 yıl

Çıkaran     birim    tarafından                 Devlet Arşivi’ne gönderilir.

10

Avans olurları, avans kapama evrakı

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

11

Kurum avukatlarına verilen vekâletler

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

12

Vekâlet ücretinin tahsil ve tahsisine dair belgeler

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

13

Kalamozalar ve dosya fihristi icmalleri

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

14

Gelen ve Giden Evrak Kayıt ve Zimmet Defterleri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

BİRİMİ            : BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

 

 

1

Kurumun    faaliyetlerinin   basında                   duyurulması amacıyla hazırlanan bültenler

 

-

 

-

Birer       nüsha     Devlet               Arşivi’ne gönderilir.

2

Basına verilen bilgiler ve demeçler

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

3

 

Kurumu tanıtıcı dialar,video kasetler

 

Süresiz

Birer       nüsha     Devlet               Arşivi’ne gönderilir.

4

Faaliyet raporları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

5

İstatistikî bilgiler

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

6

Gazetelere gönderilen tekzip yazıları

Süresiz

Kurumunda saklanır.

7

Haber kupürleri

Süresiz

Kurumunda saklanır.

8

Dergilerle yapılan abone işlemleri

5 yıl

 

Kurumunda saklanır.

 

9

Dergi ve değişik yayınların reklâm almak için talepleri

 

5 yıl

 

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

10

Reklâm verilen dergilerle ilgili yazılar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

11

Birimlerle yapılan rutin yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

12

Personelle ilgili yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

13

 

Genelgeler (Gündemden düşenler)

 

2 yıl

 

13 yıl

Çıkaran     birim    tarafından                 Devlet Arşivi’ne gönderilir.

14

Gelen ve Giden Evrak Kayıt ve Zimmet Defterleri

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

15

 

Belediye tarafından hazırlanan bütün yayınlar

 

-

 

-

Birer       nüsha     Devlet               Arşivi’ne gönderilir.

 

BİRİMİ            : ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

1

Kurum dışından gelen genelge, tamim, tebliğ vb. (Gündemden düşenler)

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

2

İç genelgeler, makamın mesai ile ilgili yazıları Gündemden düşenler)

2 yıl

13 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

3

Makamın gezileri ile ilgili alınan seyahat olurları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

4

İzin ve görevli ayrılmalarda bırakılan vekâletler

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

5

Bir üst makama kurumun faaliyetleriyle ilgili gönderilen raporlar

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

6

Vatandaşın dilek, istek ve şikâyetleri

5 yıl

 

Ayıklama ve İmha Komisyonunca değerlendirilir.

7

Davetiyeler, telgraflar

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

8

Makamın gezileri, gezi programları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

9

Birimlerin makama verdiği brifingler, faaliyetler

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

10

Kurum   tarafından   cevaplanması istenen   soru önergeleri ve bunlara verilen cevaplar

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

11

Muhtelif yazışmalar

2 yıl

13 yıl

Ayıklama ve İmha Komisyonunca değerlendirilir.

12

Makamın basın organlarına verdiği beyanatlar, basın toplantıları

Süresiz

Kurumunda saklanır.

 

 

BİRİMİ            : EĞİTİM KÜLTÜR MÜDÜRLÜĞÜ

 

 

 

1

Eğitim dosyası (Birimlerin hizmet içi eğitim program teklifleri, eğitim programları bir onaylar, harcamalara ilişkin tahakkuklar, ders programları, imza çizelgeleri ve sınav  sonuçlarından müteşekkil)

 

 

5 yıl

 

 

10 yıl

Farklı eğitim  programlarından örnekler seçilerek sadece Ankara ve İstanbul merkez ilçeleri tarafından Devlet Arşivi’ne gönderilir.

 

2

Kurum ve kuruluşlarda düzenlenen kurs, seminer, konferans, sempozyum vb faaliyetlerle ilgili yazışmalar

 

5 yıl

 

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

3

 

Eğitimle ilgili yıllık faaliyet raporları, yıl içinde yapılmış eğitim, seminer ve kurs programları

 

5 yıl

 

10 yıl

Farklı eğitim  programlarından örnekler seçilerek sadece Ankara ve İstanbul merkez ilçeleri tarafından Devlet Arşivi’ne gönderilir.

 

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

4

Telif ücreti karşılığı veya telif ücreti ödemeden kitap basımıyla ilgili yazışmalar

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

5

Kurum tarafından düzenlenen yarışmalarla ilgili yazışmalar

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

6

Dinlenme ve eğitim tesisleriyle ilgili personel görev talimatları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

7

Muhtelif yazışmalar

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez

 

 

BİRİMİ            : SİVİL SAVUNMA MÜDÜRLÜĞÜ

 

 

1

Yedek personel erteleme işlemleriyle ilgili yazışmalar, kadro ertelemeleri (Güncelliğini koruduğu sürece saklanır.)

 

5 yıl

 

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

2

 

Milli alarm sistemi talimatı

Kanunî bekleme süresince

 

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

3

Hazırlanan her türlü özel veya genel plânlar (İlçe Savunma Müdürlüğü’nden gelir.Valinin onayıyla yürürlüğe girer.)

Kanunî bekleme süresi

 

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

4

Sivil savunma ekipleriyle ilgili dosyalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

5

Nöbetçi memurluğu ile ilgili yazışmalar ve nöbetçi personel listeleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

6

Koruyucu güvenlikle ilgili denetleme raporları

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

7

Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği tetkik ve denetleme raporları (Aslı Valiliklerde ve Sivil Savunma Genel Müdürlüğü’nde)

 

5 yıl

 

10 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

8

Yıllık faaliyet raporları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

 

 

9

Genelkurmay Başkanlığı, Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği ve Sivil Savunma Genel Müdürlüğü’nden gelen genelge, direktif, yönerge vb. (Gündemden düşenler)

 

2 yıl

 

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

10

Koruyucu     güvenlik (Gündemden düşenler)

dosyası

ve

talimatları

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

11

Özel günler için kurum içinde alınan önlemlerle ilgili yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

12

İl, ilçe kaynak sayım cetvelleri (Aslı Valiliklerde ve Sivil Savunma Genel Müdürlüğü’nde)

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

13

Sabotajlara karşı koruma plânları (Gündemden düşenler)

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

               

 

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

14

Sivil Savunma Plânı (Gündemden düşenler)

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

15

Yangınlara       Karşı       Koruma                        Yönetmeliği (Gündemden düşenler.)

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

16

İl     Afet   Plânları   (Kriz   merkezleri   ile   ilgili çalışmalar) (Gündemden düşenler)

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

17

Motorlu taşıt ve iş makineleri erteleme işlemleri  ile ilgili yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

18

NATO alarm ve NATO tatbikatlarıyla ilgili yazışmalar

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

 

 

BİRİMİ            : PERSONEL MÜDÜRLÜĞÜ

 

1

Kurumlardan gelen genelge, tamim, tebliğ vb. (Gündemden düşenler)

2 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

2

Birimden çıkan tamim, tebliğ vb.

2 yıl

13 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

 

 

 

3

 

 

Özlük dosyaları

 

Emekli oluncaya kadar

101

yılını tamamla yıncaya kadar

 

Kamuya mal olmuş şahsiyetlere ait özlük dosyaları Devlet Arşivi’ne gönderilir.

4

İş istekleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

5

Personel alımı için açılan imtihanlar

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

6

Çeşitli kurum ve kuruluşlara gönderilen kurumun personel durumunu gösterir tablolar, cetveller ve yazışmalar

 

5 yıl

 

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

7

Personel maaşından yapılan her türlü kesintilerle ilgili yazışmalar, kesintilerle ilgili listeler

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

8

Personel maaş bordroları, ek ödeme bordroları, fazla mesai bordroları

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

9

İkraz, nafaka, icra gibi personelin maaşından kesilen özel kesintilerle ilgili yazışmalar (Bordronun ekindedir.)

 

5 yıl

 

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

10

Personel hakkında açılan tahkikatlar, bunlarla ilgili inceleme raporları, verilen cezalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

11

Vize edilmeyen kadro talepleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

12

Vize edilen daimi kadrolar

5 yıl

25 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

 

 

 

Sıra No

 

 

Malzemenin Adı ve Konusu

Saklama Süresi

 

 

Düşünceler

Birim Arşivinde

Kurum Arşivinde

 

13

Yan ödeme ve özel hizmet tazminatıyla ilgili birimlerle yapılan yazışmalar (Bordronun ekindedir.)

 

5 yıl

 

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

14

Yan ödeme ve özel hizmet tazminatıyla ilgili cetveller (Yıllık)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

15

Kıdem        tazminatıyla      ilgili       yazışmaların suretleri(Asılları kişinin dosyasında)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

16

Kadro tahsisi ile ilgili yazışmalar, kadro cetvelleri (Meclis Kararında var.)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

17

Emeklilik ve ölüm faturalarının ödenmesine ait yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

18

Bir ayda yedi günden fazla rapor alan personelle ilgili yazışmalar (Bordro ekindedir.)

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

19

Birimin faaliyetleri ili ilgili raporlar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilir.

20

Tasarruf yapılanlar)

teşvik

kesintileri

(Geri

ödemesi

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

21

Gelen ve giden evrak dosyası

5 yıl

10 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

22

Maaş bordrolarının suretleri

5 yıl

5 yıl

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

23

Kıdem aylıklarıyla ilgili yazışma suretleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

24

Genelgeler (Gündemden düşenler)

2 yıl

13 yıl

Çıkaran     birim                 tarafından Arşivi’ne gönderilir.

Devlet

25

Personelin fazla çalışmasına ilişkin yazışmalar, fazla çalışma cetvelleri

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

26

Personelle ilgili şikâyetler

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

27

Yan ödeme ve özel hizmet tazminatıyla ilgili cetveller

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

28

Yurt dışı tedavilerle ilgili yazışmalar

5 yıl

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

 

29

Özel sağlık kuruluşlarında tetkik yaptıran personelin sağlık giderlerinin ödenmesiyle ilgili yazışmalar

 

5 yıl

 

 

Devlet Arşivi’ne gönderilmez.

                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

İZMİT  BELEDİYESİ

MÜDÜRLÜKLER HABERLEŞME ( YAZIŞMA ) KODLARI

 

İdari Birim Kimlik Kodu :59804946

 

MÜDÜRLÜK ADI

HABERLEŞME KODU

Özel Kalem Müdürlüğü

39618541

Yazı İşleri Müdürlüğü

17832122

Belediye Meclisi

71682151

Belediye Encümeni

23963212

Fen İşleri Müdürlüğü

60037999

Mali Hizmetler Müdürlüğü

48323403

İmar ve Şehircilik Müdürlüğü

94507687

Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüğü

58754809

Emlak ve İstimlak Müdürlüğü

83548151

Zabıta Müdürlüğü

34396086

Park ve Bahçeler Müdürlüğü

80537467

Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü

78393413

Destek Hizmetleri Müdürlüğü

25001312

Temizlik İşleri Müdürlüğü

15248533

Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü

71477140

Etüd Proje Müdürlüğü

30884157

İşletme ve İştirakler Müdürlüğü

13490553

Sosyal Destek Hizmetleri Müdürlüğü

90221999

Yapı Kontrol Müdürlüğü

94942427

Ulaşım Hizmetleri Müdürlüğü

55894201

Teftiş Kurulu Müdürlüğü

30037314

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü

32148918

Hukuk İşleri Müdürlüğü

71755840

İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü

41204387

Bilgi İşlem Müdürlüğü

12462460

Kırsal Hizmetle Müdürlüğü

38480824

Muhtarlık İşleri Müdürlüğü

29649287

Belediye Başkan Yardımcılığı 1

53860255

Belediye Başkan Yardımcılığı 2

86152707

Belediye Başkan Yardımcılığı 3

13719335

Belediye Başkan Yardımcılığı 4

90511709

Belediye Başkan Yardımcılığı 5

14480046

Kurullar

50597128

 

 

 

 

 

 

 

Arşiv Yer Damgası

1

2

3

4

5

6

7

1,5 cm

1,5

1,5

2

1,5

1,5

1

1- Kurum kodunun yazılacağı bölüm : İzmit Belediyesi

2-  Birim kodunun yazılacağı bölüm : Müdürlük

3-  Alt birim kodunun yazılacağı bölüm : Alt Birim veya Şeflik

4-  Hizmet türü kodunun yazılacağı bölüm : Dosya tasnif numarası almamış belgelerde, hizmetlerde farklılık varsa, bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer, dosya yönetmelikleri tatbik edilerek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod verme yoluna gidilmeyip, bu dosya numaraları aynen kodlanacaktır.

5-  Kutu sıra numarasının kaydedileceği bölüm

6-  Dosya sıra numarasının kaydedileceği bölüm

7-  Evrak sıra numarasının kaydedileceği bölüm

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

İZMİT BELEDİYESİ

DOSYA MUHTEVİYATI DÖKÜM FORMU

Sıra No

Tarih

Sayı

K o n u s u

Adedi

Açıklamalar

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

01112012163859.gif

23963212

302.03

ENCÜMEN

 

 KARARLARI

1 – 100

2013

 

 

 

 

 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

           
    Sol Ok:                  KURUM   ADI
 
  Sol Ok:            BİRİM KODU       BİRİM KODU
 
    Sol Ok:            DOSYA NUMARASI                  JNUMARASINUMARASI
 
    Sol Ok:                    DOSYA ADI
 
    Sol Ok:             ÖZEL KOD ALANI ASSALAMI ALAALANI
 
    Sol Ok:                   DOSYA YILI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ARŞİV KUTUSU

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ETİKET BİLGİLERİ

1- Kurum kodu,

2- Birim kodu,

3- Alt birim kodu,

4- Hizmet türü kodu,

5- Kutu veya klasör sıra numarası,

6- Dosya sıra numarası,

7- İşlem yılı

8- Evrakların müteselsil sıra numarası (...............-................ şeklinde)

9- Yıl grupları

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

İZMİT BELEDİYESİ

ARŞİV MALZEMESİ DEVİR-TESLİM ve ENVANTER FORMU

 

Birimi :                                                                                                                               Dönemi:

Türü:                                                       İşlem Yılı:

 

 

 

         

  

 

Envanter    Sıra No.

 

 

İşlem Tarihi

 

 

Sayısı

Gizlilik Derecesi

 

Teşkilat Kodu                                  Kutu

Dosya

 

                      K  o  n  u  s  u

 

Adedi

 

Açıklamalar

 

Evrak sıran no

 

G.

A.

Y

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
                         

 

                                   

 

 

 

İMHA TUTANAĞI

 

Ayıklama ve İmha Komisyonu’nca …………………………………….. birimine ait evrak ayıklama işlemine tabi tutulmuş ve muhafazasına lüzum görülmeyenler, imha listeleri hazırlanmak suretiyle imhaya ayrılmıştır.

.................................................................................. sayılı ……………… Makamının onayını müteakip, yukarıda zikredilen evrak ……………. tarihinde, kıyılmak suretiyle imha edilmiştir.

Başkan                Üye                  Üye                Üye                     Üye

 

ARŞİV HİZMETLERİ FAALİYET RAPORU

(01/01/..... – 31/12/.....)

A- GENEL BİLGİLER

1- Kurumun kuruluş tarihi:................................................................................................................................... ..

2- Kuruma gelen ve giden evrak adedi:............................................................................................................. ..

3- Kurumda kullanılan dosyalama sistemi hakkında bilgi:................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

4- Teşkilatlanmada meydana gelen değişiklikler:.............................................................................................. ..

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

B- BİRİM ARŞİV İŞLEMLERİ

1- Birim arşiv sorumlularının bulunup, bulunmadığı:

............................................................................................................................................................................ ..

2- Ünitelerde işlemi biten evrakın uygunluk kontrolü yapılarak, birim arşivlerine düzenli olarak teslim edilip edilmediği:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

3- Yönetmeliğin 5. Maddesi gereği koruma yükümlülüklerinin yerine getirilip getirilmediği:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

4- Birim arşivlerinde bekleme süresini tamamlayan evrakın düzenli bir şekilde Kurum Arşivi’ne teslim edilip edilmediği:

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

C- KURUM ARŞİV İŞLEMLERİ

1- Kurum Arşivi’nde görevlendirilen personel sayısı ve eğitim durumu:

............................................................................................................................................................................ ..

2- Yönetmeliğin 5. Maddesi gereği koruma yükümlülüğünün yerine getirilip, getirilmediği:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

3- Kurum Arşivi’ne devredilen evrakın birimlere göre dağılımı; türü ve adedi:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

4- Evrakı ayıklama-imha işlemine tabi tutulan birimlerin adı; evrakın yılı ve adedi:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

5- Ayıklama-imha komisyonlarının ne şekilde teşekkül ettiği:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

6- Ayıklama-imha komisyonlarının, arşiv malzemesi ile muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin tefriki çalışmalarında göz önünde bulundurdukları kriterler:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

7- İmhaya ayrılan malzeme için imha listesi ve imha tutanağının hazırlanıp hazırlanmadığı:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

8- Yapılan ayıklama işlemleri neticesinde Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü uygun görüşünün alınıp alınmadığı:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

9- İmhaya ayrılan belgelerin yılı, türü, adedi ve birimlere göre dağılımı:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

10- Muhafazasına lüzum görülmeyen evrakın ne şekilde imha edildiği:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

11- Yapılan ayıklama-imha işlemleri neticesinde, arşiv malzemesi olarak tespit edilenlerin birimlere göre dağılımı, türü, yılı ve adedi:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

................................................................................................................................................                

12- Arşiv malzemesi, hüviyetini kazanmış olan evraktan Kurum Arşivi’nde sürekli olarak kullanılanların türü, yılı, konusu ve adedi:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

13- Arşiv malzemesi hüviyetini kazanan evrakın tasnif işlemlerinin başlatılıp başlatılmadığı:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

14- Devlet Arşivi’ne devredilecek arşiv malzemesinin türü, adedi (klasör, dosya ve belge sayısı):

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

15- Arşiv malzemesinin, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne ne zaman devredileceği:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

 

 

16- Taşra bölge ve yurt dışında bulunan birim arşivlerinde, yukarıda sayılan hizmetler konusunda yapılan çalışmalar hakkında bilgi:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

17- İlave edilecek hususlar:

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

............................................................................................................................................................................ ..

Faaliyet raporunu hazırlayan yetkilinin

Unvanı                                :..................................................................................................................................... ..

Adı-Soyadı                         :..................................................................................................................................... ..

İmzası                                 :..................................................................................................................................... ..

Tarih                                   :..................................................................................................................................... ..

Telefonu                            :..................................................................................................................................... ..

Tasdik Eden üst yöneticinin

Unvanı                                :..................................................................................................................................... ..

Adı-Soyadı                         :..................................................................................................................................... ..

İmzası                                 :..................................................................................................................................... ..

Tarih                                   :..................................................................................................................................... ..

Telefonu                            :..................................................................................................................................... ..

Kuruluşun Adresi             :..................................................................................................................................... ..

Posta Kodu                        :..................................................................................................................................... ..

Telefaks :

 

Şeklinde, Belediyemize ait Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinin oluşturulması komisyonumuzca uygun görülmekle iş bu rapor; Meclisin tasviplerine sunulmak üzere tarafımızdan tanzim ve imza edilmiştir. 22.05.2017

 

 

   Hayrettin ÜNLÜ                           Engin UZTÜRK                              Yusuf Sami ÇINAR

   Plan ve Bütçe Kom. Bşk.                Başkan Vekili                                            Üye

 

 

 

    Birol SAĞLAM                              Ercan UMUTLU     

          Üye                                                     Üye

 

 

 

 

               ÇEVRE VE SAĞLIK İLE EĞİTİM, GENÇLİK VE SPOR KOMİSYON RAPORU

 

 

            İzmit Belediye Meclisinin 02.05.2017 tarih ve gündemin G-1. maddesi olarak komisyonumuza havale edilen, Obezite ile mücadele kapsamında toplumun tüm kesimleri ile özelliklede gençlerimizin spora yönlendirilmeleri ve ayrıca bu konuda yapılması gereken araştırma ,bilgilendirme çalışmalarının başlatılması teklifi ile ilgili  Belediye meclis üyeleri Cemil KANPARA ve Ercan UMUTLU tarafından verilen 02.05.2017 tarihli takrir okunarak yapılan müzakeresi neticesinde:

      Obezite ile mücadele kapsamında toplumun tüm kesimleri ile özelliklede gençlerimizin spora yönlendirilmeleri ve ayrıca bu konuda yapılması gereken araştırma, bilgilendirme çalışmalarının başlatılması ile ilgili, çalışmalar devam ettiğinden çalışmalar tamamlanıncaya kadar meclisten ek süre istenmesi komisyonumuzca uygun görülmekle iş bu rapor; Meclisin tasviplerine sunulmak üzere tarafımızdan tanzim ve imza edilmiştir. 29.05.2017

 

 

 

 

 

 

Emine OKANALP                    Cemil KANPARA                          Aliye Hale MERİÇ                            Yaşar KESKİN                  

Çevre ve Sağlık Kom. Bşk       Eğit. Genç ve Spor Kom.Bşk         Çevre Sağ.Kom.Bşk V.          Eğit.Genç ve Spor Kom.Bşk V.  

 

 

 

                  

Nevzat TEKİNSAV        Abdullah KOÇ                Hüseyin  POLATTİMUR             Ercan UMUTLU

       Üye                                Üye                                            Üye                                          Üye