İsmet KUNTTAŞ

Bilgi İşlem Müdürü

T.C.

İZMİT BELEDİYE BAŞKANLIĞI

BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Bilgi İşlem Müdürlüğünün organizasyon yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, Bilgi İşlem Müdürlüğünün hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Belediye Meclisinin 07.08.2012 tarih ve 69 sayılı kararı ile kurulmuş olan Bilgi İşlem Müdürlüğüne ait bu Yönetmelik; 03.07.2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15/b ve 48 inci maddesine ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

a) Belediye: İzmit Belediyesini,

b) Başkan: İzmit Belediye Başkanını,

c) Başkanlık: İzmit Belediye Başkanlığını,

ç) Meclis: İzmit Belediye Meclisini,

d) Müdürlük: Bilgi İşlem Müdürlüğünü,

e) Müdür: Bilgi İşlem Müdürünü,

f) Birim: Bilgi İşlem Müdürlüğünde görevli birim sorumlusu, birim personeli, diğer çalışan yardımcı ve destek hizmetleri personelini,

g) Yönetmelik: Bilgi İşlem Müdürlüğünün Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliği, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Organizasyon, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Organizasyon

MADDE 5 – (1) Müdürlüğün organizasyon yapısı; müdür, birim sorumlusu, şef, amir, memur, sözleşmeli personel, kadrolu işçi, geçici işçi, şirket işçi statüsünden oluşur.

(2) Müdürlük iç organizasyon yapısının teşkili, Müdürün teklifi ve Başkan Onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır.

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 6 – (1) Aşağıda belirtilen görevler, Müdürlük tarafından yürütülür;

a) Belediyede birimlerin yazılım, donanım, program ihtiyaçları ile ilgili teknik destekte bulunmak.

b) Bilgisayar, yazıcı veya kesintisiz güç kaynaklarının bakım ve tamirlerini yapmak veya yaptırmak.

c) Belediyemizde mevcut bilgisayar sistemleri üzerinde yüklü olan programların bakım ve güncellemelerini yapmak ve yaptırmak.

ç) Birimler arasında network hatlarını kurarak bilgi alışverişini sağlamak.

d) Birimler arası veri alışverişini sağlamak üzere intranet oluşturmak.

e) Belediye birimlerinin tüm bilgisayar ve bilgisayar yan ürünlerinin, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda, ihtiyaçlarının belirlenmesine, kurulmasına ve devreye alınmasına destekte bulunmak.

f) Donanım ve yazılımların bakımlarını yapmak, faal halde bulundurmak.

g) Eğitim ve tanıtım seminerleri düzenlemek ve düzenlettirmek.

ğ) Gelecekteki ihtiyaçları analiz etmek ve teminini sağlamak.

h) Sistemin teknolojik gelişme doğrultusunda büyümesini sağlamak.

ı) Müdürlüğün malzeme ikmal ve stok kontrolünü yapmak, teminini sağlamak, Belediyenin bilgi işlem envanterini yapmak, bilgi işlem sisteminin tesis, teçhizat ve malzeme ihtiyacını belirlemek, ihtiyaca göre öneriler hazırlamak.

i) Belediyemizin birimlerine alınacak teçhizat ve programların alınmasında gerekli incelemeyi yapmak, teknik şartnameleri ve sözleşme metinlerini hazırlamak.

j) Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere, gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak.

k) Merkez bina ve diğer birimler arasındaki telefon trafiğinin ve IP telefon hatlarının etkin çalışmasını sağlamak

l) Telefonlarla ilgili diğer kurumlarla irtibata geçmek. Sabit ve GSM hat taleplerini karşılamak

m) Üst yönetici tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

Sistem Donanım Birimi

MADDE 7 – (1) Sistem donanım birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

a) Sistem sunucu bilgisayarlarının ve network cihazlarıyla ilgili kurulum yapan teknik çözüm ortaklarıyla iletişime geçmek.

b) Mevcut sistem kullanıcı bilgisayarlarında meydana gelecek işletim ve donanım sorunlarını gidermek.

c) Bilgisayarlar ve diğer ekipmanların (kamera, yazıcı, tarayıcı, faks makinesi vb.) bakım ve onarımlarına ilişkin işlemleri yürütmek.

ç) İhtiyaç duyulduğunda gerekli birimlere network hattı çekmek.

d) Bilgi İşlem malzemelerini depolamak ve ihtiyaç doğrultusunda dağıtımlarını yapmak.

e) Belediyede kullanılan programlara ait lisansların muhafaza ve kontrolünü yapmak.

f) Birimlerde kullanılan röle ve telsizlerin tamir ve bakımını sağlayarak faal tutmak.

Otomasyon ve Yazılım Birimi

MADDE 8 – (1) Otomasyon ve Yazılım Birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

a) Hizmet alanlarının ve mevcut proseslerin ihtiyaç beklentilerinin tespit edilmesini sağlamak, proseslerin gerçekleşme oranlarını tespit etmek ve iyileştirmek, yeni hizmet fırsatlarını belirlemek.

b) Otomasyon sistemi (MIS) kullanıcı yetkilendirme, otomasyon eğitimleri düzenleme, Belediye iş entegrasyonunu yapma işlerini takip etmek.

c) İhtiyaç duyulduğunda kurum adına pratik ve kullanışlı basit uygulamalar geliştirilmek ve MIS’e entegrasyonu yaparak veri alış-verişi sağlamak.

ç) Belediye otomasyon yazılımının tüm birimlerde aktif olarak kullanılmasına yardımcı olmak.

d) Otomasyon yazılımıyla ilgili sorunlara en kısa sürede çözüm bulmak, ilgili firmayla irtibata geçmek, firmaya sorunu bildirmek ve takip etmek.

e) Otomasyon firması veya diğer yazılım konularıyla ilgili firmalarla telefonla, elektronik ortamda veya yazılı olarak iletişime geçmek.

f) Hizmetlerin iyileştirilmesi için alt yapı, yazılım-donanım, mali kaynaklar, ulaştırma, iletişim ve bilgi sistemlerinin olanaklarını tespit etmek, araştırma-geliştirme faaliyetlerini yürütmek, öneriler sunmak.

g) Belediye çalışanlarının ve halkın Belediye performansı hakkındaki kanaatini araştırmak adına yapılan anketlerin sonuçlarını analiz etmek ve yorumlamak.

ğ) Web sayfalarını projelendirmek, yapmak ve yaptırmak.

h) Müdürlüklerin kullandığı yazılımların yıllık bakım sözleşmelerini takip etmek, yeniletmek.

ı) Kişisel Verileri Koruma Kanunu (KVKK) ile ilgili gerekli çalışmaları yapmak, yaptırmak ve eğitimler düzenlemek.

Santral Birimi

MADDE 9 – (1) Santral Birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

a) Mesai başladıktan hemen sonra ve aynı gün mesai bitiminden hemen önce IP telefon sunucusundan (SIP Sunucu) günlük çağrı kayıtlarını incelemek; uygun olmayan durum veya olumsuz bir durum meydana geldiğinde, ilgililere bildirmek.

b) Dış lokasyonlardaki tüm IP telefon hatlarından çalışmayanları günlük olarak tespit ederek sebebini araştırmak ve çalışır hale getirmek.

c) Santralde, IP telefonların merkezi sunucusundan (SIP Sunucu)  ve IP telefonlarda gerektiğinde ayar veya yenileme yapmak.

ç) Yeni modem, IP telefon veya audiocost cihazı ihtiyacını tespit etmek.

d) Personel telefon veya faks cihazlarıyla ilgili haberleşme sorunlarını zamanında çözmek.

e) Personelin dâhili, şehir içi ve şehir dışı hat açılma işlemi ve bu işleme ilişkin konuşma sürelerinin ayarlanması işlemlerini yerine getirmek.

f) Merkez bina ve dış birimlerde santral kurulum, programlama ve dâhili, harici hat arızaları işlerine bakmak.

g) Sabit, dâhili ve GSM hat taleplerini karşılamak. GSM FCT cep santrali arızalarına bakmak.

ğ) Belediye haberleşme ve toplu SMS sistemi için tarifeleri takip etmek.

h) Telefon faturalarını takip ederek tasarruf tedbirleri uygulamak.

ı) Haberleşme güvenliği ihlallerine karşı tedbirler almak.

i) Telefon çağrılarını ilgili telefona yönlendirmek.

j) 7/24 Çağrı Merkezi Operatör kullanıcılarının açılması ve operatör kayıtlarının incelenip, olumsuzluklarını gidermek.

k) Belediye sınırlarında kurmuş olduğumuz uydunet internetlerin kontrollerini yapmak ve sorunlarını gidermek.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 10 – (1) Müdür görev ve hizmetlerinden ötürü Belediye Organizasyon Şemasında bağlı olduğu yöneticiye karşı sorumlu olup;

a) Bu Yönetmelikte belirtilen Müdürlük görevlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlar.

b) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip eder, personelini, bilgilendirir ve eğitir.

c) Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapar.

ç) Mevzuata uygun olarak Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirler; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar.

d) Müdürlüğünün görev alanı kapsamında; stratejik planın, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulmasını sağlar.

e) Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere Müdürlük görüşü hazırlar.

f) Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlar.

g) Harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirir.

ğ) Disiplin amiri sıfatıyla ilgili mevzuat çerçevesinde hareket eder, personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütülmesini sağlar.

h) Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Diğer Hükümler

Yürürlük

MADDE 11 – (1) Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Meclisinin kabul kararı kesinleştiği andan itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 12 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

Sistem Donanım Birimi

Sistem donanım birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

a) Sistem sunucu bilgisayarlarının ve network cihazlarıyla ilgili kurulum yapan teknik çözüm ortaklarıyla iletişime geçmek.

b) Mevcut sistem kullanıcı bilgisayarlarında meydana gelecek işletim ve donanım sorunlarını gidermek.

c) Bilgisayarlar ve diğer ekipmanların (kamera, yazıcı, tarayıcı, faks makinesi vb.) bakım ve onarımlarına ilişkin işlemleri yürütmek.

ç) İhtiyaç duyulduğunda gerekli birimlere network hattı çekmek.

d) Bilgi İşlem malzemelerini depolamak ve ihtiyaç doğrultusunda dağıtımlarını yapmak.

e) Belediyede kullanılan programlara ait lisansların muhafaza ve kontrolünü yapmak.

f) Birimlerde kullanılan röle ve telsizlerin tamir ve bakımını sağlayarak faal tutmak.

Otomasyon ve Yazılım Birimi

Otomasyon ve Yazılım Birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

a) Hizmet alanlarının ve mevcut proseslerin ihtiyaç beklentilerinin tespit edilmesini sağlamak, proseslerin gerçekleşme oranlarını tespit etmek ve iyileştirmek, yeni hizmet fırsatlarını belirlemek.

b) Otomasyon sistemi (MIS) kullanıcı yetkilendirme, otomasyon eğitimleri düzenleme, Belediye iş entegrasyonunu yapma işlerini takip etmek.

c) İhtiyaç duyulduğunda kurum adına pratik ve kullanışlı basit uygulamalar geliştirilmek ve MIS’e entegrasyonu yaparak veri alış-verişi sağlamak.

ç) Belediye otomasyon yazılımının tüm birimlerde aktif olarak kullanılmasına yardımcı olmak.

d) Otomasyon yazılımıyla ilgili sorunlara en kısa sürede çözüm bulmak, ilgili firmayla irtibata geçmek, firmaya sorunu bildirmek ve takip etmek.

e) Otomasyon firması veya diğer yazılım konularıyla ilgili firmalarla telefonla, elektronik ortamda veya yazılı olarak iletişime geçmek.

f) Hizmetlerin iyileştirilmesi için alt yapı, yazılım-donanım, mali kaynaklar, ulaştırma, iletişim ve bilgi sistemlerinin olanaklarını tespit etmek, araştırma-geliştirme faaliyetlerini yürütmek, öneriler sunmak.

g) Belediye çalışanlarının ve halkın Belediye performansı hakkındaki kanaatini araştırmak adına yapılan anketlerin sonuçlarını analiz etmek ve yorumlamak.

ğ) Web sayfalarını projelendirmek, yapmak ve yaptırmak.

h) Müdürlüklerin kullandığı yazılımların yıllık bakım sözleşmelerini takip etmek, yeniletmek.

ı) Kişisel Verileri Koruma Kanunu (KVKK) ile ilgili gerekli çalışmaları yapmak, yaptırmak ve eğitimler düzenlemek.

Santral Birimi

Santral Birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

a) Mesai başladıktan hemen sonra ve aynı gün mesai bitiminden hemen önce IP telefon sunucusundan (SIP Sunucu) günlük çağrı kayıtlarını incelemek; uygun olmayan durum veya olumsuz bir durum meydana geldiğinde, ilgililere bildirmek.

b) Dış lokasyonlardaki tüm IP telefon hatlarından çalışmayanları günlük olarak tespit ederek sebebini araştırmak ve çalışır hale getirmek.

c) Santralde, IP telefonların merkezi sunucusundan (SIP Sunucu)  ve IP telefonlarda gerektiğinde ayar veya yenileme yapmak.

ç) Yeni modem, IP telefon veya audiocost cihazı ihtiyacını tespit etmek.

d) Personel telefon veya faks cihazlarıyla ilgili haberleşme sorunlarını zamanında çözmek.

e) Personelin dâhili, şehir içi ve şehir dışı hat açılma işlemi ve bu işleme ilişkin konuşma sürelerinin ayarlanması işlemlerini yerine getirmek.

f) Merkez bina ve dış birimlerde santral kurulum, programlama ve dâhili, harici hat arızaları işlerine bakmak.

g) Sabit, dâhili ve GSM hat taleplerini karşılamak. GSM FCT cep santrali arızalarına bakmak.

ğ) Belediye haberleşme ve toplu SMS sistemi için tarifeleri takip etmek.

h) Telefon faturalarını takip ederek tasarruf tedbirleri uygulamak.

ı) Haberleşme güvenliği ihlallerine karşı tedbirler almak.

i) Telefon çağrılarını ilgili telefona yönlendirmek.

j) 7/24 Çağrı Merkezi Operatör kullanıcılarının açılması ve operatör kayıtlarının incelenip, olumsuzluklarını gidermek.

k) Belediye sınırlarında kurmuş olduğumuz uydunet internetlerin kontrollerini yapmak ve sorunlarını gidermek.