Sevtap CENGİZ
Halkla İlişkiler Müdür Vekili

1968 yılında İzmit’te doğdum. İlkokul, Ortaokul ve Lise’yi İzmit’te okudum. Anadolu Üniversitesi İktisat Fakültesinde bitirdim. 1990 yılında İzmit Belediyesinde memuriyet hayatıma başladım. 1990-2019 yılları arasında İzmit Belediyesi bünyesinde Memur, İktisat Müfettişi, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdür Vekili, İnsan Kaynakları Koordinatörü olarak çeşitli görevlerde bulundum. 2019 yılı Mayıs ayından itibaren İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdür Vekili olarak görev yapıyorum. Evli ve 2 çocuk annesiyim.

T.C.

İZMİT BELEDİYE BAŞKANLIĞI

HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Halkla İlişkiler Müdürlüğünün organizasyon yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, Halkla İlişkiler Müdürlüğünün hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – (1) 5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

a) Belediye: İzmit Belediyesini,

b) Başkan: İzmit Belediye Başkanını,

c) Başkanlık: İzmit Belediye Başkanlığını,

ç) Meclis: İzmit Belediye Meclisini,

d) Müdürlük: Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,

e) Müdür: Halkla İlişkiler Müdürünü,

f) Birim: Halkla İlişkiler Müdürlüğünde görevli birim sorumlusu, birim personeli, diğer çalışan yardımcı ve destek hizmetleri personelini,

g) Yönetmelik: Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliği, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Organizasyon, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Organizasyon

MADDE 5 – (1) Müdürlüğün organizasyon yapısı; müdür, birim sorumlusu, şef, amir, memur, sözleşmeli personel, kadrolu işçi, geçici işçi, şirket işçi statüsünden oluşur.

(2) Müdürlük iç organizasyon yapısının teşkili, Müdürün teklifi ve Başkan Onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır.

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 6 – (1) Aşağıda belirtilen görevler, Müdürlük tarafından yürütülür;

a) Vatandaşların ve kuruluşların her türlü talep, şikayet ve önerilerinin sözlü veya yazılı alınıp, sistem üzerinden kayıt edilmesini ve işlem başlatılmasını sağlamak.

b) Belediye hizmetleri hakkında vatandaşları bilgilendirmek.

c) Belediye ile ilgili gelişmeleri takip etmek.

ç) Müdürlüklerin mevzuat değişikliklerini ve hizmet standartlarını takip etmek.

d) Başkanın katılacağı mahalle gezilerinde ön rapor hazırlamak ve tespit edilen sorunları çözmek.

e) CİMER- Doğrudan Cumhurbaşkanlığı konulu 2006/3 numaralı Genelgeye dair esas ve usuller gereği, müdürlük bünyesinde CİMER yetkilisi görevlendirmek; CİMER’ den gelen şikayetlere cevap vermek.

f) Üst yönetici tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

Çağrı Merkezi Birimi

MADDE 7 – (1) Çağrı Merkezi Birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

a) Vatandaşların her türlü talep, şikayet ve önerilerini sözlü veya yazılı almak. Sistem üzerinden kayıt etmek ve işlem başlatmak.

b) Vatandaşlar taleplerini ve şikayetlerini ilettiklerinde, sisteme kaydetmek, değerlendirilmek ve çözüm bulmak üzere ilgili müdürlüklere göndermek, söz konusu talep Belediyemiz hizmetleri ile ilgili değilse konunun muhatabı kuruma gelen çağrıyı iletmek.

c) Belediye ile ilgili gelişmeleri takip etmek. İlgili makamlara raporlama yapmak.

ç) Kurum içi ve kurum dışı güncellenen telefon numaralarının takibini sağlamak.

d) Belediyenin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetleri almak ve Belediyenin hizmetleri hakkında vatandaşları bilgilendirmek.

e) Kişilerin talep, şikâyetleri ve çözüme yönelik yapılan işlemleri haftalık ve aylık periyotlar halinde Başkanlık Makamına sunmak.

Koordinasyon Birimi

MADDE 8 – (1) Koordinasyon Birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

a) CİMER- Doğrudan Cumhurbaşkanlığı konulu 2006/3 numaralı Genelgeye dair esas ve usuller gereği, Müdürlük bünyesinde CİMER yetkilisi görevlendirerek; CİMER’den gelen şikayetlere cevap vermek.

b) Vatandaşlardan gelen bilgi edinme müracaatlarına gerekli geri bildirimi sağlamak.

c) Stratejik plan ve performans programına ilişkin Müdürlüğümüz görev alanı ile ilgili çalışmaları yapmak.

ç) Sosyal medya, Whatsapp, 153, Cimer, Açık Kapı, E-Devlet gibi İnternet platformları üzerinden gelen talepleri değerlendirmek ve çözüm bulmak üzere ilgili müdürlüklere iletmek.

d) Planlama ve gecikmedeki başvuruların takibini sağlamak, müdürlüklere ve vatandaşa gerekli bilgilendirmeleri yapmak.

e) Belediyeye gelen vatandaşları karşılamak, iş ve işlemleri ile ilgili ön bilgi sağlamak, doğru ve etkili bir biçimde birimlere yönlendirmek.

f) Başkanın katılacağı mahalle gezilerinde ön rapor hazırlamak ve tespit edilen sorunların çözülmesini temin etmek üzere ilgili müdürlüklerle iletişim kurmak.

g) Belediye ile ilgili gelişmeleri takip etmek. İlgili makamlara raporlama yapmak.

ğ) Kan Bilgi Bankası ile ilgili SMS göndererek vatandaşları bilgilendirme.

h) Sonuçlanan başvurularla ilgili, vatandaşa öncelikli olarak telefonla veya alındığı kanaldan e-posta, sms ve sosyal medya yoluyla başvuru sonucu hakkında bilgi vermek.

ı) Cevaplanan taleplerin olumlu veya olumsuz geri dönüşlerini yapmak.

i) Memnuniyet ekibi tarafından anket yapmak/yaptırmak.

j) Hemşerilik beratı gönderilmesi

k) Özel günlerde ilgili yerlere tebrik mesajı gönderilmesi

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 9 – (1) Müdür görev ve hizmetlerinden ötürü Belediye Organizasyon Şemasında bağlı olduğu yöneticiye karşı sorumlu olup;

a) Bu Yönetmelikte belirtilen Müdürlük görevlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlar.

b) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip eder, personelini, bilgilendirir ve eğitir.

c) Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapar.

ç) Mevzuata uygun olarak Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirler; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar.

d) Müdürlüğünün görev alanı kapsamında; stratejik planın, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulmasını sağlar.

e) Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere Müdürlük görüşü hazırlar.

f) Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlar.

g) Harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirir.

ğ) Disiplin amiri sıfatıyla ilgili mevzuat çerçevesinde hareket eder, personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütülmesini sağlar.

h) Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Diğer Hükümler

Yürürlük

MADDE 10 – (1) Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Meclisinin kabul kararı kesinleştiği andan itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 11 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

Çağrı Merkezi Birimi
Çağrı Merkezi Birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

a) Vatandaşların her türlü talep, şikayet ve önerilerini sözlü veya yazılı almak. Sistem üzerinden kayıt etmek ve işlem başlatmak.

b) Vatandaşlar taleplerini ve şikayetlerini ilettiklerinde, sisteme kaydetmek, değerlendirilmek ve çözüm bulmak üzere ilgili müdürlüklere göndermek, söz konusu talep Belediyemiz hizmetleri ile ilgili değilse konunun muhatabı kuruma gelen çağrıyı iletmek.

c) Belediye ile ilgili gelişmeleri takip etmek. İlgili makamlara raporlama yapmak.

ç) Kurum içi ve kurum dışı güncellenen telefon numaralarının takibini sağlamak.

d) Belediyenin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetleri almak ve Belediyenin hizmetleri hakkında vatandaşları bilgilendirmek.

e) Kişilerin talep, şikâyetleri ve çözüme yönelik yapılan işlemleri haftalık ve aylık periyotlar halinde Başkanlık Makamına sunmak.

Koordinasyon Birimi
Koordinasyon Birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

a) CİMER- Doğrudan Cumhurbaşkanlığı konulu 2006/3 numaralı Genelgeye dair esas ve usuller gereği, Müdürlük bünyesinde CİMER yetkilisi görevlendirerek; CİMER’den gelen şikayetlere cevap vermek.

b) Vatandaşlardan gelen bilgi edinme müracaatlarına gerekli geri bildirimi sağlamak.

c) Stratejik plan ve performans programına ilişkin Müdürlüğümüz görev alanı ile ilgili çalışmaları yapmak.

ç) Sosyal medya, Whatsapp, 153, Cimer, Açık Kapı, E-Devlet gibi İnternet platformları üzerinden gelen talepleri değerlendirmek ve çözüm bulmak üzere ilgili müdürlüklere iletmek.

d) Planlama ve gecikmedeki başvuruların takibini sağlamak, müdürlüklere ve vatandaşa gerekli bilgilendirmeleri yapmak.

e) Belediyeye gelen vatandaşları karşılamak, iş ve işlemleri ile ilgili ön bilgi sağlamak, doğru ve etkili bir biçimde birimlere yönlendirmek.

f) Başkanın katılacağı mahalle gezilerinde ön rapor hazırlamak ve tespit edilen sorunların çözülmesini temin etmek üzere ilgili müdürlüklerle iletişim kurmak.

g) Belediye ile ilgili gelişmeleri takip etmek. İlgili makamlara raporlama yapmak.

ğ) Kan Bilgi Bankası ile ilgili SMS göndererek vatandaşları bilgilendirme.

h) Sonuçlanan başvurularla ilgili, vatandaşa öncelikli olarak telefonla veya alındığı kanaldan e-posta, sms ve sosyal medya yoluyla başvuru sonucu hakkında bilgi vermek.

ı) Cevaplanan taleplerin olumlu veya olumsuz geri dönüşlerini yapmak.

i) Memnuniyet ekibi tarafından anket yapmak/yaptırmak.

j) Hemşerilik beratı gönderilmesi

k) Özel günlerde ilgili yerlere tebrik mesajı gönderilmesi