Seyhan ÖZCAN
Mali Hizmetler Müdür V.

1964 Göktaş / ARTVİN doğumlu olup, evli ve iki çocuk annesidir. İlk, Orta ve Lise tahsilini Tütünçiftlik Tüpraş 50. Yıl İlkokulu ve lisesinde tamamladı. 1988 yılında Marmara Üniversitesi, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İşletme ve Muhasebe bölümünden mezun oldu. 1989 yılında Esbank – İSTANBUL merkez şubesinde iş hayatına başlamış olup, 1996 yılında Saraybahçe Belediyesinde belediye bünyesinde ki SARBAŞ A.Ş´de müdür olarak görev yapmış, 2020 yılı Ekim ayı itibari ile İzmit Belediyesi Başkan Yardımcılığı görevini yürütmektedir.

T.C.

İZMİT BELEDİYE BAŞKANLIĞI

MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Mali Hizmetler Müdürlüğünün organizasyon yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, Mali Hizmetler Müdürlüğünün hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 60 ıncı, ve 5393 sayılı Belediye Kanunu hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu yönetmeliğin uygulamasında;

a) Belediye: İzmit Belediyesini,

b) Başkan: İzmit Belediye Başkanını,

c) Başkanlık: İzmit Belediye Başkanlığını

ç) Meclis: İzmit Belediye Meclisini

d) Müdürlük: Mali Hizmetler Müdürlüğünü,

e) Müdür: Mali Hizmetler Müdürünü,

f) Harcama Birimi: Belediye bütçesinde ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan birimi,

g) Harcama Yetkilisi: Belediye bütçesiyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisini,

ğ) Muhasebe Yetkilisi: Gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm malî işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemlerini yürütmekle sorumlu kişiyi, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Mali Hizmetler Müdürlüğünün İş ve İşlemleri

Bütçenin hazırlanması

MADDE 5 – (1) Müdürlük, bütçenin hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli dokümanı harcama birimlerine göndererek Haziran ayında bütçe çağrısını yapar. Her bir harcama birimi bütçe teklifini hazırlayarak Müdürlüğe gönderir. Harcama birimi temsilcileri ile görüşmeler yapılarak idarenin bütçe teklifi Müdürlük tarafından hazırlanır.

(2) Bütçe tekliflerinin hazırlanmasında Belediye stratejik planı ve performans programı dikkate alınır.

(3) Müdürlük, bütçenin hazırlanmasında Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinde yazılı görev, esas, usul ve sürelere riayet eder.

Ayrıntılı harcama ve finansman programlarının hazırlanması ve uygulanması

MADDE 6 – (1) Ayrıntılı harcama ve finansman programları, harcama birimlerinin teklifleri dikkate alınarak Müdürlük tarafından hazırlanır ve üst yönetici tarafından onaylanır.

Bütçe işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve kaydedilmesi

MADDE 7 – (1) Bütçe işlemleri, harcama birimleriyle koordinasyon sağlanarak Müdürlük tarafından gerçekleştirilir, kayıtları tutulur ve izlenir. Bütçe kayıt ve işlemleri, Müdürün veya yetki verdiği personelin onayıyla gerçekleştirilir ve idarenin harcama birimlerine açık tutulur.

Ön malî kontrol işlemleri

MADDE 8 – (1) Ön malî kontrol görevi harcama birimleri ve Müdürlük tarafından yapılır. Ön malî kontrol süreci malî karar ve işlemlerin hazırlanması, yüklenmeye girişilmesi, iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi ve belgelendirilmesinden oluşur.

(2) Harcama birimlerinde yapılacak asgarî kontroller, Müdürlük tarafından ön malî kontrole tabi tutulacak malî karar ve işlemlerin usul ve esasları hakkındaki yönetmelik hükümlerine göre yürütülür.

(3) Müdürlük tarafından yapılan ön malî kontrolün sonucu ilgili harcama birimine yazılı görüş vermek veya dayanak belge üzerine şerh düşülmek suretiyle bildirilir. Ön malî kontrol sonucunda düzenlenen yazılı görüşün ilgili malî işleme ilişkin dosyada muhafaza edilmesi ve bir örneğinin de ödeme emri belgesine eklenmesi zorunludur. Müdürlüğü tarafından ön malî kontrol sonucunda uygun görüş verilmediği durumlarda harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemlerin kayıtları tutulur ve aylık dönemler itibarıyla üst yöneticiye bildirilir. Söz konusu kayıtlar iç ve dış denetim sırasında denetçilere de sunulur.

Taşınır ve taşınmaz kayıtlarının tutulması

MADDE 9 – (1) Belediyenin mülkiyetinde veya Belediye’ye tahsisli olan ya da Belediye’nin kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlar ile bunlara ilişkin işlemlerin kaydı ilgili mevzuatında belirlenen kişiler tarafından tutulur. Taşınır kayıtları Belediye birimleri bazında düzenlenerek mevzuatında belirlenen sürede Müdürlüğe gönderilir. Müdürlük tarafından bu kayıtlar Belediye bazında konsolide edilir ve taşınmaz kayıtları da eklenerek icmal cetvelleri hazırlanır.

Muhasebe hizmetlerinin yürütülmesi

MADDE 10 – (1) Belediye’nin muhasebe hizmetleri Müdürlük tarafından yürütülür. Muhasebe hizmetleri, Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde, muhasebe yetkilileri tarafından yerine getirilir.

Bütçe kesin hesabının hazırlanması

MADDE 11 – (1) Bütçe kesin hesabı, bütçe uygulama sonuçları dikkate alınarak Müdürlük tarafından hazırlanır.

Bütçe uygulama sonuçlarının raporlanması

MADDE 12 – (1) Bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin her türlü rapor, cetvel ve belge Müdürlük tarafından hazırlanır.

Malî istatistiklerin hazırlanması

MADDE 13 – (1) Her türlü mali istatistik, Müdürlük tarafından hazırlanır ve ilgisine göre mevzuatında belirlenmiş yerlere gönderilir.

Malî iş ve işlemlerin diğer idareler nezdinde izlenmesi

MADDE 14 – (1) Belediyenin, diğer idareler nezdindeki malî iş ve işlemleri, harcama birimleri arasında koordinasyon sağlanarak, Müdürlük tarafından izlenir ve sonuçlandırılır. Bu konudaki yazışmalar Müdürlük tarafından yapılır.

Danışmanlık hizmeti sunma ve bilgilendirme yükümlülüğü

MADDE 15 – (1) Müdürlük, harcama birimleri tarafından birimlerine ilişkin olarak istenilen bilgileri sağlamak ve harcama birimlerine malî konularda danışmanlık hizmeti sunmakla yükümlüdür. Bu amaçla malî yönetim ve kontrol ile denetim konularında gerekli bilgi ve dokümantasyon, yetki ve görevleri çerçevesinde, Müdürlük tarafından oluşturulur ve izlenir.

(2) Harcama birimleri, malî mevzuatta meydana gelen değişiklikler konusunda Müdürlük tarafından uygun araçlarla bilgilendirilir.

(3) Malî konulardaki düzenleme ve kararların uygulanması konusunda, gerektiğinde ilgili idarelerin görüşü de alınarak, Müdürlük tarafından uygulamaya açıklık getirici ve yönlendirici yazılı bilgilendirme yapılabilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Organizasyon, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Organizasyon

MADDE 16 – (1) Müdürlüğün organizasyon yapısı; müdür, birim sorumlusu, memur, sözleşmeli personel, kadrolu işçi, geçici işçi, şirket işçi statüsünden oluşur.

(2) Müdürlük iç organizasyon yapısının teşkili, Müdürün teklifi ve Başkan Onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır.

Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 17 – (1) Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

a) İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren Belediye Bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve Belediye faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek.

b) Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.

c) Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile malî istatistikleri hazırlamak.

ç) Muhasebe hizmetlerini yürütmek.

d) Belediyenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek.

e) Belediye’nin, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.

f) Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak.

g) Ön malî kontrol faaliyetini yürütmek.

ğ) Üst yönetici tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 18 – (1) Müdür görev ve hizmetlerinden ötürü Belediye Organizasyon Şemasında bağlı olduğu yöneticiye karşı sorumlu olup;

a) Bu Yönetmelikte belirtilen Müdürlük görevlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlar.

b) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip eder, personelini, bilgilendirir ve eğitir.

c) Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapar.

ç) Mevzuata uygun olarak Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirler; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar.

d) Müdürlüğünün görev alanı kapsamında; stratejik planın, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulmasını sağlar.

e) Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere Müdürlük görüşü hazırlar.

f) Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlar.

g) Harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirir.

ğ) Disiplin amiri sıfatıyla ilgili mevzuat çerçevesinde hareket eder, personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütülmesini sağlar.

h) Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

Bütçe ve Kesin Hesap Birimi

MADDE 20 – (1) Bütçe ve Kesin Hesap Biriminin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

a) Performans Programını esas alarak Bütçeyi hazırlamak.

b) Ayrıntılı harcama veya finansman programını hazırlamak.

c) Bütçe işlemlerini gerçekleştirmek ve kayıtlarını tutmak.

ç) Bütçe uygulama sonuçlarını raporlamak; sorunları önleyici ve etkililiği arttırıcı tedbirler üretmek.

d) Yılı Kesin Hesabını hazırlamak.

e) Mali istatistikleri hazırlamak.

f) Mali konularla ilgili hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek.

g) Mali konularda, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere tedbirler almak.

ğ) Mali hususlarda kurum içi kapasite araştırması yapmak, bu hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak.

h) Mali konularla ilgili araştırma-geliştirme faaliyetlerini yürütmek.

ı) Mali konularla ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek.

i) Müdür tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

Muhasebe Hizmetleri Birimi

MADDE 21 – (1) Muhasebe Hizmetleri Birimini görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

a) İlgili mevzuatına göre; gider ve borçların hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanmasına ilişkin muhasebe hizmetlerini yapmak.

b) Mal yönetim dönemine ilişkin icmal cetvellerini hazırlamak.

c) Vergi beyannameleri ile ilgili gerekli beyan ve takip işlerini yapmak.

ç) Sayıştay ilamı vb. incelemeler sonucu doğan kişi borcu alacaklarının muhasebe kayıtlarını tutmak. Süresinde ödenmemiş olanları ise yasal takip işleri için ilgili müdürlüğe göndermek.

d) Belediye yevmiye kayıtlarını taratarak düzenli bir şekilde dosyalamak.

e) Komisyonlarca istenen evrakları hazırlamak.

f) İç ve dış denetimler için tüm muhasebe evraklarını hazır tutmak.

g) İşçi, memur, sözleşmeli ve hizmet alımı statülerinde çalışan personelin maaş, ikramiye ve diğer tüm ödeme işlemleri ile muhasebe kayıtlarını yapmak.

ğ) Müdür tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

Ön Mali Kontrol Birimi

MADDE 22 – (1) Ön Mali Kontrol Biriminin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

a) İdarenin görev alanına ilişkin mali konularda standartlar hazırlamak.

b) Ön mali kontrol görevini yürütmek.

c) Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği arttırıcı tedbirler önermek.

ç) Mali yönetim açısından, yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek.

d) Mali yönden İstatistiki kontrol ve karşılaştırma işlemlerini yapmak.

e) Müdür tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Diğer Hükümler

Çalışmalarda işbirliği ve uyum

MADDE 24 – (1) Müdür; Müdürlüğün faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, birim sorumlularının katılımıyla ayda bir defadan az olmamak üzere düzenli toplantılar yapar. Bu toplantılarda, Müdürlük faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır.

Çalışma Düzeni

MADDE 25 – (1) Müdürlükte görevli tüm personel;

a) Müdürlükte yürütülen iş ve işlemler hakkındaki bilgileri izinsiz olarak kurum dışına veremezler, Kurumun evrak güvenliğini sağlamakla yükümlüdürler.

b) Hiçbir fark gözetmeden her vatandaşa eşit ve adil muamele yaparlar.

c) Her türlü malzeme ve evrakın muhafazası ile şahsen sorumlu olan personel, muhtelif sebepler ile görevinden ayrılması halinde, bunları birimdeki görevliye yazılı bir tutanak ile devrederler.

Bilgi Verme Yasağı

MADDE 26 – (1) Birimlerin evrak ve dosya memurları gizli olmasa bile evrak ve işlemin sonucuna ait bilgi veremezler ve açıklamada bulunamazlar. Bilgi alacak kişiler, bilgileri Müdür (birim sorumlusu) veya yetki verilen görevliden alırlar. Bu kurallara aykırı davranan personel hakkında kanuni işlem yapılır.

Görevler ayrılığı

MADDE 27 – (1) Harcama yetkililiği ile muhasebe yetkililiği görevi aynı kişide birleşemez. Müdürlükte ön mali kontrol görevini yürütenler, onay belgesi ve ekleri ile şartname ve sözleşme tasarılarının hazırlanması, mali karar ve işlemlerin belgelendirilmesi, mal ve hizmetlerin teslim alınması gibi mali karar ve işlemlerin hazırlanması ve uygulanması aşamalarında görevlendirilemezler ve ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda başkan veya üye olamazlar.

Yürürlükten kaldırılan hükümler

MADDE 28 – (1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, İzmit Belediye Meclisinin 17.05.2021 tarihli ve 39 sayılı kararı ile kabul edilip yürürlüğe giren, Mali Hizmetler Müdürlüğü Görev, Yetki ve Sorumluluk Esasları Hakkındaki Yönetmelikte bulunan hükümler yürürlükten kalkar.

Yürürlük

MADDE 29 – (1) Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Meclisinin kabul kararı kesinleştiği andan itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 30 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

Bütçe ve Kesin Hesap Birimi
Bütçe ve Kesin Hesap Biriminin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

a) Performans Programını esas alarak Bütçeyi hazırlamak.

b) Ayrıntılı harcama veya finansman programını hazırlamak.

c) Bütçe işlemlerini gerçekleştirmek ve kayıtlarını tutmak.

ç) Bütçe uygulama sonuçlarını raporlamak; sorunları önleyici ve etkililiği arttırıcı tedbirler üretmek.

d) Yılı Kesin Hesabını hazırlamak.

e) Mali istatistikleri hazırlamak.

f) Mali konularla ilgili hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek.

g) Mali konularda, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere tedbirler almak.

ğ) Mali hususlarda kurum içi kapasite araştırması yapmak, bu hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak.

h) Mali konularla ilgili araştırma-geliştirme faaliyetlerini yürütmek.

ı) Mali konularla ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek.

i) Müdür tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

Muhasebe Hizmetleri Birimi
Muhasebe Hizmetleri Birimini görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

a) İlgili mevzuatına göre; gider ve borçların hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanmasına ilişkin muhasebe hizmetlerini yapmak.

b) Mal yönetim dönemine ilişkin icmal cetvellerini hazırlamak.

c) Vergi beyannameleri ile ilgili gerekli beyan ve takip işlerini yapmak.

ç) Sayıştay ilamı vb. incelemeler sonucu doğan kişi borcu alacaklarının muhasebe kayıtlarını tutmak. Süresinde ödenmemiş olanları ise yasal takip işleri için ilgili müdürlüğe göndermek.

d) Belediye yevmiye kayıtlarını taratarak düzenli bir şekilde dosyalamak.

e) Komisyonlarca istenen evrakları hazırlamak.

f) İç ve dış denetimler için tüm muhasebe evraklarını hazır tutmak.

g) İşçi, memur, sözleşmeli ve hizmet alımı statülerinde çalışan personelin maaş, ikramiye ve diğer tüm ödeme işlemleri ile muhasebe kayıtlarını yapmak.

ğ) Müdür tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

Ön Mali Kontrol Birimi
Ön Mali Kontrol Biriminin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

a) İdarenin görev alanına ilişkin mali konularda standartlar hazırlamak.

b) Ön mali kontrol görevini yürütmek.

c) Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği arttırıcı tedbirler önermek.

ç) Mali yönetim açısından, yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek.

d) Mali yönden İstatistiki kontrol ve karşılaştırma işlemlerini yapmak.

e) Müdür tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.