Duygu ÇETİNER
Özel Kalem Müdürü

T.C.

İZMİT BELEDİYE BAŞKANLIĞI

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Özel Kalem Müdürlüğünün organizasyon yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, Özel Kalem Müdürlüğünün hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3 –  (1) Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

a) Belediye: İzmit Belediyesini,

b) Başkan: İzmit Belediye Başkanını,

c) Başkanlık: İzmit Belediye Başkanlığını,

ç) Meclis: İzmit Belediye Meclisini,

d) Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüğünü,

e) Müdür: Özel Kalem Müdürünü,

f) Birim: Özel Kalem Müdürlüğü’nde görevli birim sorumlusu, birim personeli, diğer çalışan yardımcı ve destek hizmetleri personelini,

g) Yönetmelik: Özel Kalem Müdürlüğü’nün Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliği, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Organizasyon, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Organizasyon

MADDE 5 – (1) Müdürlüğün organizasyon yapısı; müdür, birim sorumlusu, şef, amir, memur, sözleşmeli personel, kadrolu işçi, geçici işçi, şirket işçi statüsünden oluşur.

(2) Müdürlük iç organizasyon yapısının teşkili, müdürün teklifi ve Başkan Onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır.

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 6 – (1) Aşağıda belirtilen görevler, Müdürlük tarafından yürütülür;

a) Başkanın günlük, haftalık ve aylık dönemler halinde çalışma saatleri,  toplantı ve dinlenme zamanlarının planlanmasını yapmak.

b) Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak.

c) Başkanlığa sunulan evrakların neticelendirilmesini sağlamak ve ilgili birimlere göndermek.

ç) Başkanlığa doğrudan veya dolaylı olarak müracaat eden kişi veya kurumların randevu taleplerini liste halinde Başkana sunmak.

d) Kuruma bağlı farklı birimlerle ilgili, vatandaşlardan gelen istek ve şikâyetleri değerlendirerek çözmek veya ilgili birime yönlendirmek.

e) Başkanın ziyaretçi ve telefon trafiğini idare etmek.

f)  Başkanlığa gelen davetiyeleri Başkan’a sunmak.

g) Başkanın yurt içi ve yurt dışında katılacağı toplantı programlarının gerekli hazırlıklarını yapmak, iletişim, geliş-gidiş ve konaklama rezervasyonlarını organize etmek.

ğ) Başkanın yurt içi ve yurt dışı misafirlerini karşılamak, ağırlamak ve uğurlamak gibi hizmetlerin yerine getirilmesini sağlamak.

h) Başkanın kurumsal işleri dışında vatandaşla olan ilişkilerini düzenlemek.

ı) Başkanlık adına kurum, kuruluş veya vatandaşlardan gelen yazılara cevap vermek.

i) Başkanın mail adresine gelen istek ve şikâyetleri (Başkan’dan ve birimlerden alınan  bilgilere göre) cevaplamak.

j) Başkanlığı ilgilendiren konularda toplantı, brifing ve görüşmeleri organize etmek, sonuçlarına ilişkin tutanakları arşivlemek, gerekli olanları ilgili müdürlüklere yönlendirmek.

k) Başkan tarafından yapılacak olan görüşmelere ilişkin görüşme öncesinde her türlü ve gerekli hazırlığı yapmak.

l)  Başkan adına tebrik, davet yazıları yazmak.

m) Başkan tarafından verilen diğer tüm görevleri, mevzuat çerçevesinde yerine getirmekten sorumludur.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 7 – (1) Müdür görev ve hizmetlerinden ötürü Belediye Organizasyon Şemasında bağlı olduğu yöneticiye karşı sorumlu olup;

a) Bu Yönetmelikte belirtilen Müdürlük görevlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlar.

b) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip eder, personelini, bilgilendirir ve eğitir.

c) Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapar.

ç) Mevzuata uygun olarak Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirler; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar.

d) Müdürlüğünün görev alanı kapsamında; stratejik planın, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulmasını sağlar.

e) Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere Müdürlük görüşü hazırlar.

f) Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlar.

g) Harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirir.

ğ) Disiplin amiri sıfatıyla ilgili mevzuat çerçevesinde hareket eder, personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütülmesini sağlar.

h) Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Diğer Hükümler

Yürürlük

MADDE 8 – (1) Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Meclisinin kabul kararı kesinleştiği andan itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 9 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.